logo
Conseil RH

La Fondation Partage et Vie optimise la performance de son système de paie et améliore sa productivité

« Nous avions une vraie problématique opérationnelle de notre système paie et avions besoin de remettre à plat l’ensemble des processus pour les rendre plus efficaces. »

 

Interview de Nicolas De Roffignac, DRH Adjoint, Fondation Partage et Vie

Enjeux : réorganiser et optimiser les processus du service pour gagner en efficacité et en sécurité

Face à des dysfonctionnements récurrents du service Paie, la Fondation souhaite réorganiser et optimiser les processus du service pour gagner en efficacité et en sécurité.  

Le système de paie existant s'avère inefficace et crée de la frustration

En 2016, la Fondation vit une phase de transition importante avec la mise en place d’une nouvelle gouvernance et le renouvellement de son comité de direction.

Une nouvelle direction des Ressources Humaines se met en place début 2017 avec pour objectif notamment de réorganiser et optimiser le service paie pour solutionner des dysfonctionnements mis en évidence.

Ces anomalies dans le système sont la conséquence d’un déploiement approximatif du nouveau système de paie réalisé fin 2015.

« Le projet a été mis en place en 3 mois, ce qui ne permettait pas de le faire dans de bonnes conditions. L’outil était mal recetté, mal paramétré et pas au point. Cela a généré d’énormes frustrations, parfois même de la colère. »

 

En mars 2017, le Référent Paie quitte l’entreprise laissant une situation complexe à gérer, avec un outil inefficace, et ne répondant pas aux spécificités induites par la convention collective.

« On s’est retrouvé fin avril complètement démunis, avec un outil inefficace et ayant perdu nos compétences internes. »

Solution : un accompagnement sur mesure

Un accompagnement de 300 jours a permis d'obtenir :

  • des processus paie sécurisés et partagés
  • un système de paie plus efficace et en cours de stabilisation
  • un gain de productivité des équipes paie

Le challenge : remettre à plat le système de paie dans un contexte de transition

Dans ce contexte de transition, Ayming, déjà présent auprès des équipes RH de la Fondation pour une mission d’optimisation des charges sociales, est mandaté pour réaliser un audit organisationnel de la paie.

La mission d’audit a débuté par une analyse des process de gestion de la paie, des rôles de chacun et de l’outil utilisé, et a mis en évidence un grand nombre de dysfonctionnements de l’organisation. 

Des axes d’amélioration et des préconisations ont été définis dans un rapport d'audit très complet remis suite à la mission.

« Les pratiques étaient très divergentes d’un établissement à un autre, d’un gestionnaire de paie à un autre, d’un responsable RH à un autre… Il a fallut resserrer un peu le cadre, faire fusionner et converger des pratiques différentes et cela passe par un mélange d’autorité et de compétences qu’ Ayming nous a apporté. »

CHALLENGE : LA RÉUSSITE DU PROJET PASSE PAR LA PÉRENNISATION DU SYSTÈME D’INFORMATION PAIE

La mission se prolonge aujourd’hui pour sécuriser les pratiques de paie avec notamment une phase de stabilisation du logiciel paie et d’accompagnement au changement.

« Ayming agit comme un facilitateur dans la mise en place des bonnes pratiques.
En effet, il est plus facile de faire des changements organisationnels, des modifications dans les fonctions des uns et des autres, en s’appuyant sur la référence d’un sachant comme Ayming. »

L'amélioration de l'efficacité de la performance paie commence à être visible

« Ayming nous a permis d’améliorer l’efficacité de l’organisation de la paie et nous a accompagné dans la sécurisation des process de paie. L’intégration technique, opérationnelle, et managériale s’est bien déroulée.
Les gestionnaires de paie vont bientôt se trouver alléger de certaines tâches, cela va permettre de restituer de la capacité de travail pour des tâches à plus forte valeur ajoutée. »

Télécharger le témoignage intégral (397K)

Logo Fondation Partage et Vie

La Fondation Partage et Vie est une fondation privée reconnue d’utilité publique, à but non lucratif, dont l'objet est la lutte contre toutes les formes de dépendances liées à l’âge, la maladie ou le handicap.

  • 2001 : création de la Fondation Caisses d’Épargne pour la solidarité 
  • 2016 : la Fondation Caisses d’Épargne pour la solidarité, devenue un acteur majeur du secteur privé non lucratif, change de nom et devient la Fondation Partage & Vie. Une nouvelle gouvernance se met en place mais la nature et les missions demeurent inchangées
  • 117 établissements et services en France
  • 6 500 salariés en 2017 (dont cadres dirigeants, directeurs, psychologues, infirmières, médecins, personnel d’encadrement des maisons médicalisées : aide soignantes, agent de service logistique, kinés…)
  • 5 111 patients accueillis dans quatre établissements sanitaires