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CONGES PAYES : 5 points de vigilance pour une bonne gestion

Il ne suffit pas d’un logiciel paie pour éliminer les risques sociaux et/ou financiers liés aux congés payés pour l’employeur. 

 

Sujet a priori anodin, la gestion et le calcul des congés payés pour les entreprises peut rapidement devenir fastidieuse voire coûteuse si elle est approximative. Outre la gestion au quotidien de leur prise par les salariés, l’emploi d’un logiciel ad hoc ne dispense pas le gestionnaire paie de certains contrôles pour s’assurer de leur gestion sans risques sociaux et/ou financiers pour l’employeur

Le mois de juin est généralement le mois pendant lequel les services paie clôturent et basculent les compteurs des congés payés.

 

Les congés payés concernent tous les salariés de l’entreprise, peu importe la nature de leur contrat de travail, la durée du temps de travail et quelle que soit leur ancienneté.

Ils constituent un droit fondamental du salarié qui fait peser un certain nombre d’obligations sur l’employeur.

Mais l’encadrement légal, toujours aussi compliqué, peut rendre la gestion des congés payés fastidieuse : 

En fonction de leur vie au cours de la période de référence, deux profils de salariés identiques pourront avoir des droits à congés payés et/ou des montants d’indemnité de congés payés différents.

Alors comment vous assurer de ne pas commettre d’erreur dans leur calcul ?  Notre experte Wassila Djellabi relève 5 principaux points de vigilance :

Vérifier quand débute l’ouverture du droit 

Avant l’entrée en vigueur de la « loi travail », le salarié nouvellement embauché n’ouvrait son droit à congés payés qu’à l’issue de la période de référence entre 1er juin de l’année N et le 31 mai de l’année N+1 (sauf pour les salariés embauchés en cours d’année où la période référence débute à leur date d’entrée et dans les professions ou les employeurs sont tenus de s’affilier à une caisse de congés payés, auquel cas la période débute au 1er avril).

Le salarié pouvait donc demander à bénéficier de congés payés uniquement à partir de ce moment ou demander des congés payés par anticipation.

Désormais, le droit aux congés payés est ouvert dès l’embauche du salarié dans les conditions fixées lors des négociations collectives.

Considérer les particularités des droits 

Il convient dans un deuxième temps de s’assurer que toutes les particularités pouvant ouvrir droit aux congés payés ou diminuer leur nombre soient bien prises en compte, souvent au cas par cas, pour vérifier que les salariés n’ont pas été lésés.

Par défaut, un salarié acquiert 2,5 jours ouvrables de congés payés par mois de travail effectif sur la période de référence dans la limite de 30 jours par an. 

Mais en fonction des accords et/ou de la situation du salarié peuvent s’ajouter des jours supplémentaires en fonction de son ancienneté, son âge, du handicap, du nombre et de l’âge des enfants à charge, auxquels pourront s’ajouter les jours supplémentaires de fractionnement.

Intervient en suite la notion de travail effectif ou d’absence ouvrant droit ou non à l’acquisition de congés payés. Toutes les absences n’ont pas pour conséquence de diminuer le nombre de jours acquis.

Bien calculer le décompte

La troisième vérification porte sur le décompte des jours de congés payés lors de la prise par le salarié. Le mode de décompte pourra dépendre notamment :

  • du nombre de jour de repos hebdomadaire au cours de l’absence, 
  • du nombre de jours fériés habituellement non travaillés dans l’entreprise,
  • de l’absence de déduction de congés payés pour maladie en deçà d’une certaine durée.

Une vigilance particulière doit également être accordée aux salariés à temps partiel.

Vérifier l’indemnisation

La vérification de l’indemnisation des congés payés est le point le plus complexe.

Les congés payés doivent être indemnisés selon la règle la plus favorable au salarié entre : 

  • le maintien de salaire qui prévoit que l'indemnité de congés payés est égale à la rémunération que le salarié aurait perçue s'il avait continué à travailler,
  • ou 1/10ème de la rémunération brute totale perçue par le salarié au cours de la période de référence.

De manière générale, la méthode du 1/10ème se révèle souvent plus avantageuse pour le salarié et de nombreuses entreprises appliquent le maintien de salaire en versant une régularisation sur le bulletin de paie du mois de mai ou de juin.

L’erreur récurrente que nous pouvons relever au cours de nos accompagnements tient à l’assiette de l’indemnité :

  • dans l’hypothèse de congés reportés ou anticipés,
  • dans les éléments de rémunération à inclure ou non dans ladite assiette.

S’agissant de ce dernier point, la question des primes et gratifications peut être source d’erreurs.

Il convient alors de faire la distinction entre, notamment, ce qui est rémunéré en contrepartie du travail du salarié ou non. 

En fonction des modalités de versements qui peuvent différer d’une entreprise à l’autre, voire en fonction des salariés d’une même entreprise, les services paie doivent adapter leurs calculs.

Après la question du salaire de référence, l’employeur doit ensuite déterminer le montant de l’indemnité de congés payés la plus favorable pour chaque salarié et peut tenir compte soit :

  • de l'horaire réel du mois,
  • du nombre moyen de jours ouvrables (ou ouvrés),
  • du nombre réel de jours ouvrables (ou ouvrés).

Bien paramétrer le logiciel paie

Le dernier point de vigilance concerne le paramétrage du logiciel de paie, voire de l’outil de gestion des temps, qui détermine au final les éléments qui figurent sur le bulletin de paie.

La maîtrise des règles de calculs ne met pas à l’abri l’employeur d’erreurs de paiement qui aboutissent soit à léser le salarié dans ses droits, soit à surestimer les droits et/ou montants et augmenter la charge financière pour l’entreprise (les sommes versées au titre des indemnités de congés payés représentent une part non négligeable de la masse salariale, environ 10%).

Les erreurs de paramétrages récurrentes que nous rencontrons, sans distinction de logiciel, concernent :

  • le prorata des droits à congés payés en cas d’absence,
  • l’acquisition de congés payés supplémentaires,
  • la prise en compte du salaire de référence du mois qui précède le premier jour de congés pour la règle du maintien lorsque les congés payés sont gérés en paie en M+1,
  • l’assiette de l’indemnité de congés payés pour le 1/10ème , 
  • le montant des indemnités versées pour les congés reportés ou anticipés.

 

L’automatisation et la systématisation du calcul des congés payés ne dispensent pas les services paie de certaines vérifications qui peuvent être chronophages mais primordiales pour éviter les erreurs de paie et les conséquences sociales ou juridiques associées pour l’employeur.

Une double gestion, humaine et informatique, demeure souvent nécessaire.

Si vos gestionnaires paie n’ont pas été particulièrement attentifs à ces 5 points ces 3 dernières années, le plus fréquemment par manque de temps, avez-vous réellement une visibilité, outre les risques sociaux et juridiques, du surcoût et/ou risques financiers de vos pratiques actuelles ?

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Vous souhaitez recevoir un conseil sur la gestion des congés payés ? Contactez-nous :

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