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Operations performance

Pilotage des opérations : le chemin vers la performance

Manager dans le conseil en Excellence Opérationnelle, Bruno Thiellement s’attache à améliorer l’engagement des équipes à tous les niveaux de l’organisation. Pour lui, la solution déterminante réside dans la mise en œuvre d’un système de pilotage efficient.

Qu’est-ce qu’un système de pilotage ?

Pour en donner une définition simple, il s’agit d’un « système qui formalise les boucles d'informations nécessaires à la bonne gestion d'une activité ». Il permet de structurer la descente et la remontée d'informations au sein d'une organisation. Ce système s'appuie sur des outils élémentaires : des réunions et des indicateurs, lesquels doivent être parfaitement maîtrisés.

Comment mettre en place un système de pilotage ?

La première fois que j’ai mis en œuvre un système de ce type, cela concernait un service achats.

L’équipe de mon client avait un objectif ambitieux à réaliser, imposé par la Direction Générale. Cependant, au départ, aucun acheteur n’avait d’objectif individuel : tous avaient des compréhensions différentes de l’objectif global et aucun plan pour l’atteindre. A l’inverse, le Directeur Achats n’avait aucune visibilité sur les actions réalisées par son équipe et était par conséquent incapable de sécuriser la Direction Générale sur l’atteinte du plan de performance.
L’objectif principal consistait à sécuriser la réalisation des économies demandées ; il était donc primordial de pouvoir piloter l’activité des équipes tout en gardant une forte agilité afin de réagir en temps réel à tous les imprévus du terrain.

1/ Concevoir la colonne vertébrale du système de pilotage

Colonne vertébrale du système de pilotage :

  1. Le point de départ consiste à traduire la vision stratégique de la Direction Générale 
  2. La deuxième étape consiste à traduire cette vision en un plan opérationnel. Dans le cas des achats, c’est le rôle du Directeur Achats. Ce plan se situe à la croisée du prévisionnel et de la planification. 
  3. La troisième étape incombe aux managers qui doivent traduire ce plan opérationnel en plan d’action. Dans le monde des achats, les catégories manager doivent formaliser leur stratégie Achats et les plans d’action qui en découlent pour atteindre leurs objectifs. 
  4. Enfin, la dernière étape consiste à réaliser le plan en question.

 

2/ Mettre en place les boucles de contrôle

Pour contrôler la réalisation de ces différents plans, il est nécessaire d’utiliser des boucles de contrôle. Un bon exemple illustrant l’intérêt d’un tel dispositif est le maintien d’un cap en navigation maritime. On sait qu’en mer, seule l’utilisation rigoureuse et régulière de tous les instruments de navigation permet de ne pas dévier de sa trajectoire.  

Avec un système de pilotage, c’est le même principe, le contrôle continu permet la meilleure efficience ! Et, comme en navigation, ce type de système inclut plusieurs boucles de contrôle. Le principe d’une boucle est de mesurer les écarts entre le prévisionnel et le réalisé grâce à un reporting et des indicateurs. Une fois collectées, ces données permettent une prise de décision rapide et une mise à jour des plans concernés. Ainsi, chaque boucle est associée à une réunion et un reporting.

Représentation simplifiée du système de pilotage :



 
En reprenant notre exemple dans les achats, les catégories manager réalisent un point hebdomadaire avec les acheteurs afin de suivre l’avancement des différentes actions. Ces informations permettent ainsi de remonter l’information au Directeur Achats et ainsi d’adapter le plan opérationnel.

3/ Etablir les indicateurs dans un système de pilotage

Les indicateurs utilisés doivent partager deux qualités : la simplicité et l’accessibilité. L’indicateur (et son impact sur le business) doit être compréhensible par l’ensemble des équipes. Il doit être accessible, c’est-à-dire facile à extraire et consolidable aux différents niveaux de l’organisation.

Grâce à ces indicateurs, la gestion se base sur des faits et non plus sur l’instinct.

On renforce donc la capacité de prise de décision à tous les niveaux de l’organisation, tout en assurant une cohérence de la vision et des actions qui en découlent. Et le partage de ces informations développe l’engagement collectif.

Est-ce que les Achats sont en retard sur le Lean ?

Les Directions Achats qui ont mis en œuvre un système de pilotage sont encore rares.

La plupart des Directeurs Achats sont convaincus par le principe mais sous-estiment la difficulté de mise en œuvre. Un certain nombre pense être en mesure de le faire par eux-mêmes mais abandonnent souvent au prétexte qu’ils manquent de temps. Enfin, le budget est souvent sous-évalué : il ne faut pas croire que l’on peut bâtir un nouveau mode de fonctionnement en quelques semaines !

Heureusement, les mentalités sont en train de changer. De plus en plus de clients sont sensibilisés aux apports du Lean et, surtout, beaucoup ont conscience de l’inefficience de leur fonctionnement actuel. Ils sont donc en recherche de solution, et nous sommes prêts à leur faire découvrir ce que je considère être comme le moyen d’engager l’ensemble de ses équipes ! 

 

À propos de l’auteur :

Expérience hybride dans l’entrepreneuriat et le conseil. Passionné par le Lean dans les services et le lien entre engagement des équipes et performance. Ingénieur Arts & Métiers. Green Belt Lean Six. 

 

 

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