Conditions Générales d’Utilisation (CGU) des Applications Ayming

Ayming Drive est une Solution de gestion et de suivis du CIR en temps réel. Elle permet de suivre l’évolution des dépenses éligibles et la rédaction du contenu scientifique.

Ayming Recover est une solution de gestion des actes administratifs liés à l’absence des salariés d’une entreprise.

Ayming Proximity est une solution collaborative pour la gestion du coût des risques de maladies et accident du travail.

Ayming Map est une solution collaborative pour la gestion des obligations fiscales et règlementaires d’un gestionnaire de parc de biens immobiliers.

Ayming Map Admin est une solution d’administration pour la solution Ayming Map.

Ayming Share est une solution collaborative pour l’échange de documents dans le cadre de missions de conseil.

Ayming Share Admin est une solution d’administration pour la solution Ayming Share.

Ayming Advance est une solution pour la gestion sécurisée des déclarations de crédits d’impôt R&D au UK, via un suivi en temps réel, la centralisation des données et l’automatisation des tâches administratives.

Ayming CheckUp est une solution de planification et suivi des visites médicales pour les salariés d’une entreprise.

Toutes les Solutions, précédemment listées, sont éditées par Ayming, société par actions simplifiée (SAS), immatriculée au RCS de Nanterre sous le n° 414 119 735, au capital de 43 359 483,36 €, dont le siège social est situé au 114 rue Chaptal, 92300 Levallois Perret (ci-après « la Solution »)

Lors de l’accès à la solution Ayming Proximity, des conditions générales d’utilisation spécifiques à cette solution seront à valider par l’utilisateur.

Article 1 : Objet

Les Conditions générales d’utilisation ont pour objet de fixer les conditions d’accès et d’utilisation aux Solutions par le Client/Prospect et les Utilisateurs auxquels ils confient un accès.

Article 2 : Définitions

Au sein des Conditions générales d’utilisation, les termes débutant par une majuscule, qu’ils soient utilisés au singulier ou au pluriel, auront la signification qui leur est donnée ci-après.

Accès : désigne le fait pour un Utilisateur d’accéder à la Solution en se connectant à l’aide de ses Informations de connexion.

Client/Prospect : désigne la personne morale ayant conclu avec Ayming un Contrat relatif à la Solution et qui confie un Accès, directement ou indirectement, à l’Utilisateur.

Conditions d’utilisation : désigne le présent document. La version en vigueur est celle en ligne au jour de l’Accès à la Solution.

Contrat : désigne l’accord conclu entre Ayming et le Client, dont les Conditions d’utilisation font partie intégrante.

Données : désigne les informations, documents, publications et, de manière générale, les données du Client ou du Prospect hébergées au sein de la Solution par les Utilisateurs et pouvant être consultées uniquement par ces derniers.

Données Personnelles : désigne les Données à caractère personnel se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable.

Information de connexion : désigne pour chaque Utilisateur conjointement son identifiant (“login”), ainsi que le mot de passe de connexion (“password”).

Information Confidentielle : désigne l’ensemble des données, documents, informations, données, analyses, fichiers, rapports, études, procédures, communiqués par une Partie à l’occasion de l’exécution du Contrat et notamment pour les besoins de la Mission, sur quelque support que ce soit, et qui sont de nature comptable, fiscale, commerciale, technologique, stratégique, ou relatifs au savoir-faire, étant précisé que le caractère confidentiel pourra être expressément indiqué par écrit par la Partie émettrice ou être raisonnablement identifié par la Partie réceptrice au regard de la nature des éléments divulgués.

Mission : désigne toute prestation de service qui a fait l’objet d’un Contrat ou d’une proposition commerciale dans le cadre d’un accès de type démo entre le Client et Ayming.

Partie(s) : désigne (i) individuellement Ayming ou le Client et (ii) collectivement Ayming et le Client.

Réglementation sur les Données Personnelles : désigne l’ensemble de la réglementation applicable au traitement des Données Personnelles : (i) la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, (ii) toute législation française adoptée pendant la durée du présent accord, modifiant, remplaçant ou complétant la loi n° 78-17 précitée et (iii) le Règlement (UE) n° 2016/679 dit « Règlement Général sur la Protection des Données » et toute nouvelle règlementation qui entrerait en vigueur durant l’exécution du Contrat. En outre, chacune des Parties pourra être amenée à se conformer, le cas échéant, à des codes de bonnes pratiques des professionnels, ainsi qu’à de codes de conduite approuvés et des certifications.

Solution : désigne la plateforme sécurisée:

• Ayming Map Admin accessible à distance par Internet via l’URL suivante : https://map-admin.ayming.com éditée et administrée par Ayming.
• Ayming Drive accessible à distance par Internet via l’URL suivante : https://drive.ayming.com éditée et hébergée par Ayming
• Ayming Recover accessible à distance par Internet via l’URL suivante : https://myijss.ayming.com éditée et administrée par Ayming.
• Map accessible à distance par Internet via l’URL suivante : https://map.ayming.com éditée par Ayming et hébergé par SOGEFI INGENIERIE GEOMATIQUE (SOGEFI) SARL, 31 bis rue des Amidonniers, 31000 Toulouse, +33 (0)5 34 66 72 27.
• Ayming Share accessible à distance par Internet via l’URL suivante : https://share.ayming.com éditée et administrée par ARAWA, 2 route du curé, 92410 Ville d’Avray, +33 (0)6 76 77 31 36
• Ayming Advance accessible à distance par Internet via l’URL suivante : http://advance.ayming.co.uk
• Ayming CheckUp accessible à distance par Internet via l’URL suivante : http://vm.ayming.com

Utilisateur : désigne la personne physique, nommément désignée par le Client/Prospect, ayant une adresse de messagerie électronique à son nom et comportant l’extension du Client/Prospect, placée sous la responsabilité du Client/Prospect, et bénéficiant d’un accès à la Solution. Désigne également, dans certains cas, l’équipe DSI d’Ayming, ainsi que les équipes opérationnelles d’Ayming devant intervenir dans le cadre de l’exécution d’une Mission confiée à Ayming.

Article 3 : Acceptation et modification des conditions d’utilisation

Les Conditions d’utilisation s’appliquent à tout Accès, quelques soient les usages de la Solution par un Utilisateur.

L’acceptation des Conditions d’utilisation par tout Utilisateur est un préalable indispensable et obligatoire. Cette acceptation résulte pour l’Utilisateur de la validation numérique (case à cocher). L’Utilisateur est garant du respect des Conditions d’utilisation. En cas de désaccord avec les termes des Conditions d’utilisation, l’Utilisateur est invité à ne pas poursuivre sa navigation ou à ne plus se connecter à la Solution.

Ayming se réserve le droit d’apporter des modifications aux Conditions d’utilisation. Toute modification entre en vigueur à compter de sa date de mise en ligne et le cas échéant, à sa date d’acceptation par l’Utilisateur. Tout Utilisateur est réputé avoir accepté la nouvelle version des Conditions d’utilisation du simple fait de la poursuite de l’utilisation de la Solution.

Article 4 : Durée

Les Conditions d’utilisation sont applicables pour toute visite sur la Solution d’un Utilisateur (identifié ou non identifié) pendant toute la durée de l’abonnement à la Solution du Client/Prospect, étant entendu qu’à la fin du Contrat, et/ou de la Mission, tous les Accès des Utilisateurs du Client/Prospect seront désactivés, dans les conditions prévues au Contrat.

Article 5 : Obligations de l’utilisateur

5.1. Obligations d’Ayming

5.1.1. Ayming assure que les mesures de sécurité et la confidentialité des Informations Confidentielles utilisées sur la Solution sont les mêmes que celles prévues au Contrat.

Les Données de l’Utilisateur sont des Informations Confidentielles dont la sécurité et la confidentialité sont assurées par Ayming dans les mêmes termes que ceux prévus au Contrat.

5.1.2. Ayming est tenu par une obligation de moyens et s’engage à faire de son mieux pour maintenir la disponibilité de la Solution, mais ne donne aucune garantie à cet égard. Ayming se réserve la possibilité de suspendre temporairement l’accès aux Solutions, notamment en cas de :

• Contestation sérieuse, recours ou poursuite judiciaire engagée par une entité compétente et habilitée fondée sur le caractère contraire aux bonnes mœurs ou à l’ordre public de tout ou partie des Données du Client/Prospect,
• Non-paiement par le Client des factures,
• Prestation de Maintenance, réalisée dans les conditions du Contrat.

Cette suspension ne peut en aucun cas engager la responsabilité d’Ayming et n’ouvre droit à aucune indemnité pour l’Utilisateur ou le Client/Prospect.

5.1.3. Ayming ne saurait être responsable d’une indisponibilité temporaire de la Solution.

Ayming se réserve le droit de modifier, interrompre ou supprimer l’un des éléments de la Solution et ce à tout moment, ce qui pourrait entrainer certaines fonctionnalités ou contenus indisponibles. De même, Ayming se réserve le droit de refuser ou bloquer l’accès d’un Utilisateur à la Solution pour toute raison qui serait jugée nécessaire.

5.1.4. Ayming ne consent aucune garantie sur l’aptitude à la Solution à répondre à des attentes ou besoins particuliers de tout Utilisateur. De la même manière, Ayming n’est pas en mesure de garantir qu’aucune erreur ou autre trouble de fonctionnement ou d’utilisation n’apparaîtra au cours de l’utilisation de la Solution.

5.1.5. Ayming n’est pas responsable de l’indisponibilité des réseaux (logiciel ou matériel) qui ne sont pas entièrement sous son contrôle direct, ni de toute modification, suspension ou interruption de diffusion de la Solution, ainsi que de la continuité, pérennité, conformité, compatibilité ou performance de ceux-ci ou à l’absence de bugs.

5.2. Obligations de l’Utilisateur

5.2.1. Ayming ayant développé des outils informatiques spécifiques, ainsi qu’un savoir-faire qui lui est propre, l’Utilisateur s’engage à ne pas communiquer à des tiers les Informations Confidentielles d’Ayming et notamment tout ou partie des éléments constituant ce savoir-faire et à ne pas donner accès à la Solution à un tiers non autorisé.

5.2.2. Chaque Utilisateur s’engage à ne pas modifier, essayer de modifier ou porter atteinte à la Solution de quelque manière que ce soit et à ne pas utiliser de logiciel ou toute forme de programme informatique ayant pour but d’atteindre ou de rendre disponible un contenu protégé ou non disponible librement.

5.2.3. L’Utilisateur s’engage à informer Ayming sans délai, par tous moyens, de toute erreur, faute ou irrégularité qu’il constaterait dans l’utilisation de la Solution et ce, dès qu’il en a connaissance.

5.2.4. L’Utilisateur est le seul responsable de l’utilisation qu’il fait de la Solution et le Client/Prospect se porter fort du respect par les Utilisateurs des Conditions d’utilisation. En conséquence, Ayming décline toute responsabilité à l’égard de l’usage non conforme aux Conditions d’utilisation qui est fait de la Solution par tout Utilisateur. Ce dernier s’engage à ne pas importer au sein de la Solution des Données qui porteraient atteinte aux droits de tiers ou pourraient être considérées comme illégales.

L’Utilisateur est le seul responsable de la qualité, de la licéité, de la pertinence, de la véracité des Données et contenus qu’il transmet et/ou importe dans la Solution. En conséquence Ayming dégage toute responsabilité en cas de non-conformité des Données et/ou des contenus aux lois et règlements, à l’ordre public ou encore aux besoins du Client/Prospect. Le Client/Prospect demeure le seul propriétaire des Données et contenus qu’ils transmettent aux fins d’utilisation de la Solution.

5.3. L’Utilisateur est seul responsable de l’utilisation frauduleuse par un tiers de ses identifiants de connexion.

L’Utilisateur utilise la Solution sous son entière responsabilité. Il reconnaît que sa responsabilité peut être engagée, notamment en cas d’usurpation d’identité.

Article 6 : Propriété Intellectuelle

6.1. Généralités

Ayming déclare (i) que la Solution qu’il a développée est originale au sens du Code français de la propriété intellectuelle, (ii) être titulaire de l’intégralité des droits de propriété intellectuelle portant sur la Solution et/ou (iii) être régulièrement titulaire des droits d’utilisation et/ou d’exploitation portant sur les logiciels tiers nécessaires à son fonctionnement. Aucun droit de propriété intellectuelle sur la Solution n’est conféré au Client/Prospect ni à l’Utilisateur au titre des Conditions d’utilisation ou du Contrat.

L’Utilisateur s’engage à ne pas porter atteinte, directement ou indirectement, aux droits de propriété d’Ayming et à prendre toutes mesures nécessaires pour assurer le respect de ces droits. L’Utilisateur s’oblige à ne pas porter atteinte aux mentions de propriété figurant sur la Solution et sa documentation.

6.2. Licence d’utilisation de la Solution

L’Utilisateur a le droit, sous la responsabilité du Client/Prospect, d’utiliser la Solution dans les conditions et limites concédées au Client au titre du Contrat et dans le respect des Conditions d’utilisation, le cas échéant, pour les besoins exclusifs de transfert de données en relation avec une Mission confiée par le Client/Prospect à Ayming au titre du Contrat, toute autre utilisation étant expressément et strictement interdite.

Il est notamment rappelé que l’Utilisateur ne pourra en aucun cas mettre la Solution à disposition d’un tiers externe à son entreprise (seuls les Utilisateurs ont accès à la Solution), et s’interdit strictement toute autre utilisation et en particulier toute adaptation, modification, traduction, arrangement, diffusion, décompilation des éléments constitutifs de la Solution, étant précisé que cette liste n’est pas limitative.

6.3. Marque

Ayming est et restera propriétaire de ses signes distinctifs, à savoir marques, dénominations sociales et autres noms commerciaux, enseignes et noms de domaine.

La reproduction, l’imitation ou l’apposition, partielle ou totale, des marques et dessins et modèles appartenant à Ayming sont strictement interdites sans son accord écrit préalable.

Article 7 : Données personnelles

Les données de l’Utilisateur et les données figurant dans la Solution sont traitées par Ayming SAS au capital de 43 359 483,36€ enregistrée au RCS de Nanterre sous le numéro 414 119 735 et ayant son siège social au 114 rue Chaptal, 92300 Levallois Perret.

Les Solutions sont hébergées en France.

Le responsable de traitement est le Client/Prospect. Ayming est sous-traitant du Client/Prospect au sens du Règlement européen sur la protection des Données Personnelles.

Pour toute information sur la finalité et la durée du traitement, les données traitées, l’Utilisateur est invité à se rapprocher du responsable de traitement lui ayant accordé les droits d’utilisation.

Ayming ne traite les Données de l’Utilisateur que pour les besoins d’accès et de gestion de la Solution. Les Données ne sont pas cédées à un tiers.

Conformément à la règlementation en vigueur au sein de l’Union européenne, l’Utilisateur bénéficie d’un droit d’accès, de limitation et de rectification aux informations qui le concerne ainsi qu’un droit de s’opposer à leur traitement. Ce droit peut être exercé auprès du responsable de traitement.

A toutes fins utiles, Ayming a nommé un DPO qui peut être contacté à l’adresse suivante : dpo@ayming.com

L’Utilisateur peut également porter une réclamation auprès du DPO d’Ayming ou auprès d’une autorité de contrôle (la CNIL en France), s’il estime que le traitement réalisé sur ses Données n’est pas réalisé en conformité avec la législation applicable.

Article 8 : Cookies

La Solution n’utilise pas d’autres cookies que les cookies nécessaires à la connexion et à l’usage qui sont placés sur le matériel de l’Utilisateur lors de sa connexion et restent actifs pendant toute la durée de sa session. Si l’Utilisateur choisi de conserver ses Informations de connexion dans le navigateur afin de permettre une reconnexion automatique au cours d’une courte période alors des cookies restent actifs au-delà de la durée de la session.

Article 9 : Accès et disponibilités

9.1. Pré-requis contractuel

L’accès de l’Utilisateur à la Solution est conditionné à l’existence d’un Contrat en vigueur entre le Client/Prospect et Ayming et au respect, par le Client/Prospect, de l’ensemble de ses obligations contractuelles. Le Client/Prospect est responsable de la désignation de ses Utilisateurs.

9.2. Pré-Requis technique

Afin de pouvoir fonctionner dans des Conditions d’usage optimales, le Client/Prospect devra, au minimum, s’équiper de la façon suivante, pour chaque poste entrant en connexion avec la Solution :

• Connexion permanente à Internet (débit idéalement ≥ 2Mb/s).
• Version minimale Navigateur Web supportant html5 et javascript
• Logiciels pouvant être utiles selon l’usage : Adobe Acrobat Reader ou autre pour la lecture « PDF », Microsoft Excel
• Mode écran de l’interface : 1280*720 minimum

Le Client/Prospect et/ou l’Utilisateur sont entièrement responsables de leur connexion internet et/ou mobile et du choix de leur fournisseur d’accès. Par ailleurs, Ayming ne pouvant être tenu pour responsable des interruptions réseau, il attire particulièrement l’attention du Client/Prospect et/ou de l’Utilisateur sur l’importance du choix de son fournisseur d’accès à internet et ses prestations.

Tout Utilisateur reconnaît connaître et comprendre internet et ses limites et, notamment, ses caractéristiques fonctionnelles et performances techniques, les risques d’interruption, les temps de réponse pour consulter, interroger ou transférer des informations, les risques, quels qu’ils soient, inhérents à tout transfert de données notamment sur réseau ouvert.

9.3. Accès par l’Utilisateur

Le Client/Prospect est responsable de déterminer les Utilisateurs et de demander que soit créé un Accès à la Solution.

L’identification des Utilisateurs lors de leur Accès à la Solution se fait au moyen d’un identifiant unique correspondant à l’adresse email professionnelle communiqué par le Client/Prospect. Toute adresse personnelle est interdite.

Les Identifiants de connexions sont destinés à contrôler l’accès à la Solution, objet du Contrat, aux Utilisateurs du Client/Prospect, à protéger l’intégrité et la disponibilité à la Solution, ainsi que la confidentialité de l’ensemble des Données du Client/Prospect.

9.4. Politique d’Accès à la Solution

• Confidentialité des Informations de connexion

Les informations de connexion sont personnelles et confidentielles. Elles permettent un accès à la Solution . Chaque Utilisateur s’engage à mettre tout en œuvre pour conserver secrets ses Informations de connexion et à ne pas les divulguer à quelque tiers et sous quelque forme que ce soit.

Chaque Utilisateur est entièrement responsable de l’utilisation et de la conservation de ses Informations de connexion. A ce titre, l’Utilisateur est responsable de toute utilisation frauduleuse, illicite ou illégale, de ses Informations de connexion et de toutes les conséquences dommageables qui en découlent, ce dont le client est garant. De manière générale, le Client/Prospect assume la responsabilité de la sécurité des postes individuels d’accès à la Solution.

• Authentification avec un compte Ayming

Un utilisateur dispose d’un compte Ayming lorsque Ayming gère la solution technique pour permettre l’authentification de l’utilisateur grâce à ses Informations de connexion.

Dans ce cas, Ayming est responsable de la sécurité et du fonctionnement de cette solution technique.

A la date de validité de ces Conditions, tous les utilisateurs disposent d’un compte Ayming.

• Authentification avec un Compte non Ayming

Un utilisateur dispose d’un compte non-Ayming lorsqu’une autre organisation que Ayming gère la solution technique pour permettre l’authentification de l’utilisateur grâce à ses Informations de connexion.

• Configuration d’un compte Ayming

Un email est automatiquement envoyé à l’adresse mail professionnelle de l’Utilisateur désigné par le Client/Prospect, avec un lien l’invitant à définir son mot de passe confidentiel et à le confirmer. Le mot de passe doit respecter les règles de sécurité indiquées. Une fois le mot de passe défini, l’Accès est validé et l’Utilisateur peut se connecter à la Solution en utilisant ses Identifiants.

• Perte de mot de passe avec un compte Ayming

En cas de perte de mot de passe, l’Utilisateur peut en demander un nouveau en cliquant sur le lien « mot de passe oublié » figurant en bas du pavé de connexion. Dans les deux cas, il recevra un lien de réinitialisation sur l’email auquel est rattaché son compte. La durée de validité dudit lien est précisée dans l’email.

• Authentification à deux facteurs avec un compte Ayming

Afin d’empêcher l’accès à la solution par une tierce personne ou un logiciel malveillant qui aurait obtenu les Informations de connexion de l’Utilisateur de manière frauduleuse, Ayming peut activer le protocole authentification à deux facteurs. Le second facteur est un mot de passe à usage unique basé sur le temps généré selon l’algorithme défini dans l’IETF RFC 6238.

Article 10 : Contact

Pour toute question ou réclamation relative à l’utilisation de la Solution, l’Utilisateur peut adresser un mail à l’adresse suivante :

• Ayming Drive : fr.app.drive.support@ayming.com
• Ayming Map et Ayming Map Admin : fr.app.map.support@ayming.com
• Ayming Share : ww.app.share.support@ayming.com
• Ayming Recover : fr.app.recover.support@ayming.com
• Ayming Proximity : fr.app.proximity.support@ayming.com
• Ayming Advance : uk.app.adavance.support@ayming.com
• Ayming ChekUp : fr.app.chekup.support@ayming.com

Article 11 : Droit applicable – Clause attributive de compétence

Les Conditions d’utilisation sont régies par la loi française.

Tout litige relatif à l’exécution ou l’interprétation des Conditions d’utilisation devra être réglé dans les conditions et les limites définies au Contrat avec le Client/Prospect.