Dans un contexte où les arrêts de travail augmentent de façon conséquente, nos experts paie vous livrent nos 5 conseils pour que la récupération des sommes avancées ne devienne pas un casse-tête chronophage pour vos équipes de paie.
Avec la généralisation de la DSN début 2017, on pourrait croire que l’automatisation de la transmission de données abolit toute erreur ou dysfonctionnement dans le remboursement des Indemnités Journalières de la Sécurité Sociale (IJSS). Or, si effectivement certains éléments sont transmis automatiquement, la gestion des dossiers auprès des CPAM reste la même. Il est donc primordial de continuer d’en observer une gestion minutieuse pour ne pas que l’entreprise ait à avancer des sommes importantes qui ne seront que partiellement ou jamais remboursées.
Confiez la gestion de vos IJSS subrogées à des experts
Conseil 1 : Ne croyez pas que le processus de remboursement CPAM est automatique
Tout comme les antibiotiques, le remboursement des IJSS n’est pas automatique. La DSN n’a réellement pas changé grand-chose. Certes, il n’est plus nécessaire de fournir une attestation de salaires puisque cette information est déjà communiquée automatiquement à l’administration tout comme le flux de déclaration d’absence. Cependant, rien n’a changé dans le traitement des process au sein des CPAM qui accusent toujours un retard aléatoire dans les traitements ce qui débouche sur des IJSS en attente de remboursement. On constate que sans une gestion minutieuse des remboursements, jusqu’à 30% des IJSS peuvent ne pas être remboursées chez certaines entreprises.
Causes fréquentes de non remboursement :
- Les justificatifs n’ont pas été envoyés par les salariés (arrêts de travail, certificats de naissance)
- Engorgement de traitement à la CPAM qui traite en priorité les dossiers sans subrogation
- Le dossier comporte une particularité comme par exemple un mi-temps thérapeutique, ou une prolongation au-delà de 6 mois, ce qui en complique ou stoppe le traitement.
Donc oui, la DSN a simplifié certains aspects contenus dans les flux de communication comme la déclaration d’absence ou l’attestation des trois derniers salaires de référence, mais la lourdeur et la lenteur de traitement dans les CPAM sont restées les mêmes…
Il convient donc de rester attentif et vigilant concernant le suivi rigoureux des remboursements.
Faire un rapprochement précis des IJSS reçus (en consultant votre compte net-entreprise.fr) et des IJSS attendues en paie.
Conseil 2 : Comprendre les écarts et les retards des CPAM
Dès qu’une somme remboursées est différente de vos propres calculs prévisionnels ou bien qu’un dossier reste sans remboursement, c’est à ce moment que vos démarches doivent commencer. Pour réellement comprendre les écarts et retards, il convient de contacter la CPAM pour chaque différence de somme ou chaque arrêt en souffrance afin de savoir ce qui a été traité ou ce qui bloque le dossier pour pouvoir agir en conséquence.
Contacter les CPAM pour chaque dossier présentant une anomalie.
Conseil 3 : Une action rapide est bien plus efficace
Lorsque le dossier est récent et ses éléments sont encore frais dans les esprits des parties concernées, il est bien plus facile de retrouver un souvenir sur les faits, une pièce manquante, un élément nécessaire pour débloquer la situation. Plus le temps court, plus les justificatifs et les pièces du dossier sont difficiles à rassembler.
« Il est toujours délicat pour un employeur de revenir vers son salarié huit mois après son arrêt pour lui réclamer le volet CPAM de son arrêt de travail car celui-ci a toutes les chances d’avoir été égaré par le salarié entre-temps… »
Conseil 4 : Communiquer fréquemment les bonnes pratiques aux salariés
Il arrive que les salariés n’appliquent pas toujours les bonne pratiques notamment dans la communication des pièces à la CPAM par ignorance ou négligence. La subrogation de l’employeur peut parfois créer la confusion et amener un salarié à penser qu’il n’est plus nécessaire d’envoyer le formulaire d’arrêt de travail à la CPAM dans les 48h de son établissement. Or, bien-sûr cette obligation salariale demeure.
Lorsqu’il s’agit de jeunes salariés notamment, il est important de les informer fréquemment de ces bonnes pratiques dont ils sont rarement au courant par défaut.
Conseil 5 : Attention à la prescription
Les prestations d’IJSS se prescrivent le premier jour du trimestre qui suit les 2 ans de l’absence.
Il ne faut donc pas penser qu’on peut revenir ad vitam sur un dossier en souffrance. Au-delà de ce délai, il vous sera impossible de récupérer les sommes qui vous sont dues. Si on prend en compte les délais de traitement parfois très longs des CPAM, cette période peut passer vite…
Il est donc impératif que les dossiers soient suivis de près, et ce dès leur constitution.
Pour une bonne gestion des IJSS, l’ensemble de ces actions sont indispensables et nécessitent de mobiliser les ressources nécessaires dans votre entreprise. Ne nous en cachons pas, elles sont aussi chronophages et ne représentent pas ce que les gestionnaires de paie préfèrent dans leur fonction. Face à ce constat, de plus en plus d’entreprises se tournent vers l’externalisation des IJSS. Cela leur permet à la fois de dégager du temps de leurs gestionnaires pour qu’ils se consacrent à leur métier premier de gestion de la paie et aussi de gagner en trésorerie sur les montants récupérés et les délais de récupération.
Nous avons fait le choix d'un prestataire externe parce qu'à notre sens, cette activité de recouvrement des IJSS n'est pas une activité du gestionnaire de paie. (…) Aujourd'hui, le fait d'avoir sorti ces tâches de recouvrement des IJSS du portefeuille des gestionnaires de paie leur permet de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée dans leur métier : la création de la paie.(…) Aujourd'hui les taux de recouvrement des IJSS sont bien supérieurs à ce que nous avions auparavant et surtout sont supérieurs au benchmark du marché. » Indique Christian Verhague, DRH de Natixis qui a externalisé la gestion des IJSS auprès des équipes d’Ayming.
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