A l’heure où la DSN est généralisée et les processus de paie de plus en plus digitalisés, comment sécuriser l’automatisation ? Depuis la généralisation de la DSN au 1er Janvier 2017 et l’obligation de dématérialiser les déclarations sociales sous peine de pénalités, les entreprises transitionnent massivement vers la digitalisation des process paie et les SIRH. Lors de la mise en place de l’automatisation, comment s’assurer que les contrôles et les processus sont efficacement sécurisés ?
1/ DSN : Fiabilisez les données
La grande majorité des éditeurs de systèmes paies ont d’ores et déjà équipés leurs clients d’un applicatif qui intègre les 200 contrôles de la DSN VAL. Ces contrôles concernent essentiellement la formalisation de la bande DSN.
Pour autant, nos récents audits auprès de nos clients nous amènent à constater que ces contrôles ne suffisent pas. Contrôler la forme ne suffit pas, il faut s’attaquer au fond et notamment aux contrôles des données individuelles qui sont génératrices entre autres des droits salariés.
Pour mener nos audits, nous avons choisi un partenaire dont l’outil intègre plus de 1000 contrôles fonctionnels complémentaires aux contrôles de DSN VAL. Ces contrôles s’avèrent nécessaires pour vérifier que les données individualisées sont conformes et qu’elles fixent les bonnes bases pour la suite.
Il serait difficile pour un gestionnaire paie d’atteindre cette précision de contrôle manuellement. L’automatisation l’aide à mettre en évidence les éventuelles anomalies contenues dans la DSN. Il y a aussi parfois un travail de paramétrage des outils à modifier car celui des éditeurs s’avère poser certains problèmes.
2/ Automatisez les contrôles de paie
Malgré l’engouement actuel pour l’automatisation de la paie et l’existence d’outils fiables, nous rencontrons encore aujourd’hui des sociétés où les gestionnaires paie contrôlent bulletin par bulletin alors qu’il existe des outils fiables qui permettent de contrôler en masse, d’isoler plus rapidement les anomalies éventuelles et ainsi gagner en productivité.
Nous assistons nos clients dans l’écriture de règles de contrôles dans notre outil partenaire DHATIM, ce qui permettent de contrôler la paie de manière plus fluide et plus rapide qu’un contrôle manuel. A terme, cela représente un gain de qualité et de productivité significatifs.
Arnaud Bansard – Expert paie Ayming
3/ Dotez-vous d’un SIRH
3ème axe de progrès possible : la mise en place d’un SIRH. Aujourd’hui les salariés sont de plus en plus habitués dans leur vie quotidienne à utiliser des interfaces mobiles. Grâce à la digitalisation des process RH, il est maintenant possible pour le salarié de changer lui-même ses données administratives, d’effectuer ses demandes de congés via des modules de self-service. Les nouvelles générations de salariés privilégient largement les démarches virtuelles et mobiles et le fait d’avoir une automatisation de processus guidés pour l’ensemble des domaines RH (demande de changement administratif, demande de congés, demande de formation, demande de mobilité, onboarding…) obligent les entreprises à revoir les process de gestion RH dans leur ensemble afin de bénéficier de ces gains de productivité et de sécurité.
Si on y ajoute les gains de productivité que génèrent la dématérialisation des documents RH, des bulletins de paie et de la signature électronique par exemple, les mises en place de solution SIRH modernes deviennent un enjeu essentiel de la productivité des RH, ce qui leur permettra de se recentrer sur leur cœur de métier.
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