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Babilou déploie un nouveau logiciel de paie : Workday

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« J’ai trouvé avec vous un vrai lien, un bon rapport de confiance qui est important, d’échange et de partage, c’était un vrai partenariat. »

Serge MARINHO, Directeur rémunération et avantages sociaux – Babilou

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Le Contexte :

En janvier 2019, Babilou change de logiciel de paie pour utiliser Workday afin d’avoir un SIRH ouvert sur l’international avec des process automatisés.

Cette bascule se traduit par une perte de contrôle et de fiabilité sur les  déclarations faites à l’URSSAF que Babilou souhaite régler.

Serge MARINHO, Directeur rémunération et avantages sociaux de BABILOU témoigne sur l’accompagnement d’Ayming sur leur logiciel de paie.

Suite à l’intervention d’Ayming, les process ont été régularisés, le logiciel maîtrisé, occasionnant un énorme gain de temps pour les équipes Babilou.

Déploiement d’un nouveau logiciel de paie : Workday

En forte croissance, Babilou souhaite changer de logiciel de paie afin d’avoir un SIRH assez ouvert sur l’international et surtout une automatisation de leurs processus. L’objectif est ainsi d’obtenir une véritable traçabilité des demandes (changement d’adresse, changement de nom, digitalisation dans les contrats de travail de l’embauche du salarié jusqu’à son départ).

Ce tournant s’est déroulé en janvier 2019 avec le logiciel Workday, récent sur le marché.

« On a eu de sérieuses déconvenues, comme tout changement de logiciel de paie, mais assez conséquentes. »

La mise en place de ce nouveau logiciel de paie, provoque assez rapidement une perte de contrôle de l’outil lors de la bascule en janvier.

« On n’était pas capable de sortir des livres de paies et des états de charges, et donc on s’est retrouvé sur toute l’année 2019 complétement aveugle. »

 Un accompagnement complet, étape par étape

Face à cette perte de contrôle et de fiabilité sur la conformité ou non de ses déclarations, Babilou a donc fait appel aux équipes d’Ayming sur 3 missions.

La première concernait leurs DSN avec un audit pour vérifier la conformité des déclarations en termes de normes, et la bonne remontée des données.

« La première étape était de vérifier la conformité de ma DSN sortant de Workday. »

Ensuite la deuxième mission s’est concentrée sur la nécessité du travail de recadrage. L’objectif était de vérifier les données et de s’assurer de la cohésion entre ce qui sort de la paye, ce qui vient de la comptabilité et ce que Babilou déclare en termes de DSN.

Notre consultant Ayming a ainsi analysé chaque bulletin de paye pour calculer ce qui ressort des bulletins, monter les états de charges, trouver les montants de charges payés, afin de repérer et comprendre les écarts.

« Pour connaître ce travail de recadrage c’est vraiment exceptionnel, c’est d’une telle complexité, surtout sur notre volume. Aujourd’hui chez Babilou on compte environ 5000 salariés et 300 établissements. »

Enfin, suite à la bascule sur Workday,  Babilou a eu de nombreuses régressions dans leurs paramétrages, sur toute la partie recette de 2018.

N’ayant pas les ressources en interne, Babilou a décidé de travailler à nouveau avec Ayming pour recetter toute la partie absences (les absences maladie, les droits maladie, maternité, accidents du travail, accidents de trajet…).

Nos consultants sont ainsi intervenus lors d’une troisième étape, sur la recette de paye.

 « Cela m’a vraiment permis de dégager mon temps parce que j’avais également d’autres projets à gérer, ainsi que d’apporter un regard extérieur.  »

Création d’un véritable partenariat, vecteur de performance

Ayming a accompagné les équipes Babilou pas à pas en développant un partenariat durable. Ce travail en bonne intelligence avec les équipes a permis une grande fluidité et une grande efficacité des missions, positionnant Ayming en tiers de confiance.

De ces trois missions, de nombreux bénéfices sont ressortis, les principaux étant un gain de temps pour Babilou, ainsi qu’un regard d’experts avec un discours établi et une certaine clairvoyance sur les projets.

« Nous avons affaire à des gens qui connaissent vraiment leur métier, on n’a pas à réexpliquer nos problématiques. »

Les consultants Ayming ont ainsi su répondre aux besoins de Babilou avec la reprise du contrôle de leur paie et avec la maîtrise du nouveau logiciel Workday partagée ensuite à l’équipe paie.

« Chez vous on est sur une culture d’échanges, de partage, de construction et c’est vraiment fluide. »

 

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Notre client

Babilou

  • N°1 en France
  • 17 années d'expérience
  • 11 pays
  • + 5 000 salariés
  • + 300 établissements en France

« Accompagner les familles et faciliter leur équilibre de vie pour contribuer à un monde meilleur »

Babilou est un gestionnaire de crèches qui assure une mission de service pour les familles en leur proposant un mode d’accueil de qualité, fiable et accessible à tous.
Il met l’éveil de l’enfant au cœur de ses préoccupations.