Dans ce contexte particulier de l’état d’urgence sanitaire, la DGFIP a publié le 2 avril dernier, une note proposant une mesure de tolérance pour l’échange des factures par voie électronique.
Rappel de la législation en termes de facturation
En application du VI de l’article 289 du code général des impôts, une facture électronique est une facture ou un flux de factures créé, transmis, reçu et archivé sous forme électronique, quelle qu’elle soit. Pour qu’une facture soit une facture électronique, l’intégralité du processus de facturation doit donc être électronique. Par conséquent, une facture initialement conçue sur support papier puis numérisée, envoyée et reçue par courrier électronique ne constitue pas une facture électronique mais une facture papier.
Tolérance
Pendant la durée d’état d’urgence sanitaire, il est admis, y compris aux fins de l’exercice du droit à déduction de leur destinataire, que ce type de facture, émise sous forme papier puis numérisée, soit adressé par courrier électronique par tout fournisseur à son client sans qu’il y ait besoin d’adresser par voie postale la facture papier correspondante. Ceci sans remettre en cause sa valeur probante.
Rappel de la législation en termes de conservation
Toutefois, afin de garantir l’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité de ces factures papier, qu’elles soient ou non numérisées en vue de leur conservation, il est rappelé que des contrôles établissant une piste d’audit fiable doivent être mis en place par les assujettis qui les émettent et/ou les reçoivent.
Ensuite, ces factures papier peuvent être conservées, tant par le fournisseur que par le client, sur support informatique, sous réserve de respecter les conditions énoncées à l’article A. 102 B-2 du livre des procédures fiscales (LPF), ou sur support papier.
Tolérance
L’article A. 102 B-2 du LPF impose la conservation de la facture sous format PDF, assorti d’un cachet serveur, d’une empreinte numérique, d’une signature électronique ou de tout dispositif sécurisé équivalent. Par tolérance, il est toutefois admis, pendant la durée de l’état d’urgence sanitaire, que le client puisse conserver sous format PDF la facture « papier » reçue par courrier électronique.
A l’issue de cette période, il lui appartiendra de la conserver sur support papier en l’imprimant ou de la numériser en respectant les dispositions de l’article A. 102 B-2 du LP.
Si vous avez besoin d’aide quant à vos processus de facturation ou encore en matière de piste d’audit fiable, nos équipes TVA se tiennent à votre disposition et seront ravies de vous accompagner.
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