Le mois de janvier marque l’ouverture de la période de la mise à jour des listes de salariés inscrits auprès des Services de Prévention et de Santé au Travail Interentreprises (SPSTI) auxquels vous avez adhéré. Période redoutée par les services RH et Paie des entreprises d’autant plus que la réforme continue d’introduire de profonds changements dans le fonctionnement des SPSTI.
Réforme du mode calcul de votre cotisation
Effet de la loi « Santé » du 2 août 2021 et du décret d’avril 2022 précisant l’offre socle que doivent assurer les SPSTI, ces derniers ont quasiment tous fait évoluer leur mode de calcul des cotisations ces 2 dernières années. Dorénavant, les cotisations ne sont plus basées sur la masse salariale mais sont calculées en fonction du nombre de salariés de votre entreprise au 1er janvier. C’est ce que l’on appelle la cotisation « Per Capita ». Elle est proportionnelle au nombre de travailleurs suivis, chacun comptant pour un.
Le montant de cette cotisation est fixé, chaque année, par le conseil d’administration du SPSTI. S’ils sont bien indiqués par salarié inscrit auprès du SPSTI, les tarifs peuvent varier selon :
- La taille de l’entreprise
- Le type de suivi (Suivi Individuel Simple à 5 ans, Suivi Individuel Simple à 3 ans, Suivi Individuel Renforcé à 2 ans, Suivi Individuel Adapté Travailleurs Handicapés)
- Le suivi en centre fixe ou mobile
Une facturation à l’acte est également pratiquée par certains centres médicaux (tarif particulier pour les visites d’embauche, les absences non excusées au rendez-vous, …).
Pour mémoire, votre cotisation vous assure les services de votre SPSTI en matière de :
- Prévention des risques professionnels.
- Suivi individuel de l’état de santé des salariés.
- Prévention de la désinsertion professionnelle.
Et à partir de 2025, cette offre socle devrait faire l’objet d’une tarification réglementée : le tarif de l’offre socle de chaque SPSTI devra être compris entre 80 % et 120 % d’un prix moyen précisé par arrêté.
Impact sur la déclaration annuelle de vos effectifs
Cette déclaration permet de :
- Mettre à jour les informations relatives à votre entreprise.
- Mettre à jour la liste des salariés présents dans votre entreprise.
- Mettre à jour les risques professionnels liés à chaque poste de travail.
Elle est obligatoire et doit être réalisée auprès de chaque centre médical auquel vos salariés sont inscrits, à partir du 1er janvier et dans un délai spécifique à chaque SPST.
De façon opérationnelle, il s’agit de vérifier que toutes les entrées et sorties de vos effectifs ont bien été mises à jour pour chacun des centres médicaux avec lesquels vous travaillez, en n’oubliant pas les mobilités professionnelles et le changement de type d’exposition aux risques pour certains de vos salariés.
Des centres médicaux vous demanderont de cocher les risques auxquels vos salariés sont exposés dans une liste de risques, d’autres le code PCS (Professions et Catégories Socioprofessionnelles) relatif à chaque poste de travail et le type de surveillance de vos salariés (SIR : salarié soumis à un Suivi Individuel Renforcé, SIA = salarié soumis à un Suivi Individuel Adapté, SIS = salarié soumis à un Suivi Individuel Simple).
Même si la digitalisation des échanges a permis une évolution (mise à jour par le biais d’espace adhérents en ligne, possibilité d’exporter et d’importer les listes pour certains centres, …), la déclaration des effectifs reste une tâche fastidieuse et chronophage pour les services RH et Paie : autant de listes à mettre à jour que de centres médicaux, saisie manuelle pour certaines données et attendez-vous à devoir suivre un processus quasiment identique à celui de l’adhésion si votre centre médical a changé de logiciel de gestion ! Certains centres médicaux parlent même de « parcours de déclaration », avec webinaire et adresse e-mail dédiée pour vous aider. C’est dire !
Les bonnes pratiques de gestion pour faire face aux changements
Mettre à jour ses effectifs régulièrement
Une bonne pratique pour simplifier et fiabiliser la déclaration annuelle des effectifs est de mettre à jour vos effectifs régulièrement sur vos espaces adhérents aux SPSTI, par exemple, mensuellement. Vous évitez ainsi une mise à jour annuelle laborieuse dans une période de début d’année où les équipes RH et Paie sont fortement sollicitées.
Penser à la dernière vérification avant de valider sa déclaration annuelle
Une dernière vérification avant de valider définitivement votre déclaration annuelle d’effectif auprès de chaque centre médical vous permettra d’identifier les quelques ajustements résiduels à réaliser. Car une fois validée, vous n’aurez plus accès à votre déclaration annuelle d’effectif jusqu’à l’année prochaine.
Bien vérifier la composition de chacune de ses factures
Les informations collectées dans le cadre de la déclaration annuelle des effectifs permettent de calculer le montant de votre cotisation pour l’année à venir et donnent lieu, par la suite, à un ou plusieurs appels de cotisation dont la périodicité peut varier en fonction des SPSTI. Pensez à bien vérifier la composition de chacune de vos factures : cotisation, facturation à l’acte, …
Garder en tête les échéances de facturation
Enfin, gardez bien en tête les échéances de facturation de vos centres médicaux. Certains centres vous adresseront leurs factures mais pour d’autres, il sera nécessaire de les récupérer sur vos espaces adhérents. Or, si vous ne réglez pas leur facture dans les temps, les SPSTI peuvent radier votre entreprise. Il sera alors nécessaire d’effectuer une nouvelle procédure d’adhésion complète avant de pouvoir programmer toute visite médicale.
Depuis 2021, le système couvrant la santé au travail évolue profondément. Nous avons pu le constater lors des contacts réguliers que nous avons avec plus de 1 400 centres médicaux en France et dans les DOM-TOM : passage à des cotisations proportionnelles au nombre de travailleurs suivis, mise en œuvre de l’offre socle de services, mise en œuvre de logiciels métiers et de systèmes d’information en santé au travail.
La réforme impacte profondément le fonctionnement des SPSTI qui devront également cette année pouvoir justifier du pilotage efficace de leurs services et de la transparence de leur gestion pour obtenir la certification COFRAC nécessaire pour le renouvellement de leur agrément par les DREETS, tous les 5 ans.
Vous souhaitez externaliser la gestion de vos visites médicales ?
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