Gestion des congés payés en entreprise : conseils et points de vigilance

Les congés payés sont un droit fondamental pour les salariés, mais aussi une source de complexité et de risques pour les employeurs. Entre le calcul des droits, le décompte des jours, le paiement des indemnités et les obligations légales, la gestion des congés payés en entreprise peut vite devenir un casse-tête pour les employeurs au travers des responsables des ressources humaines et des services paie.

Pour vous aider à y voir plus clair et à gagner du temps et de l’efficacité dans votre travail, voici 6 conseils pratiques et points de vigilance à respecter.

1 – Quand débute l’ouverture du droit aux congés payés ?

La première chose à savoir est que le droit aux congés payés s’ouvre maintenant dès l’embauche du salarié, sauf disposition contraire prévue par un accord collectif.

Le salarié acquiert 2,5 jours ouvrables de congés payés par mois de travail effectif sur la période de référence, dans la limite de 30 jours par an, qui va généralement du 1er juin de l’année N au 31 mai de l’année N+1 (sauf dans certaines professions où la période commence au 1er avril).

Ainsi depuis le 1^er janvier 2017, le salarié peut donc demander à bénéficier de ses congés payés dès qu’il en a acquis, et ce sans attendre la fin de la période de référence.

2- Comment calculer les droits aux congés payés ?

Le calcul des droits aux congés payés n’est pas toujours simple, car il dépend de plusieurs facteurs, tels que :

• L’ancienneté, l’âge, le handicap ou la situation familiale du salarié, qui peuvent lui donner droit à des jours supplémentaires de congés payés ;
• Les absences du salarié au cours de la période de référence, qui peuvent réduire ou non son nombre de jours acquis ;
• Les accords collectifs applicables dans l’entreprise, qui peuvent prévoir des modalités particulières d’acquisition ou de prise des congés payés.

Il faut donc vérifier au cas par cas que les salariés n’ont pas été lésés dans leurs droits, en tenant compte de toutes les particularités qui peuvent influencer le calcul.

Intervient ensuite la notion de travail effectif ou d’absence ouvrant droit ou non à l’acquisition de congés payés. Toutes les absences n’ont pas pour conséquence de diminuer le nombre de jours acquis.

3- Comment décompter les jours de congés payés ?

Le décompte des jours de congés payés lors de la prise par le salarié peut également varier selon plusieurs éléments, tels que :

• Le nombre de jours de repos hebdomadaire au cours de l’absence ;
• Le nombre de jours fériés habituellement non travaillés dans l’entreprise ;
• De l’absence de déduction de congés payés pour maladie en deçà d’une certaine durée.

Une vigilance particulière doit également être accordée aux salariés à temps partiel.

Il faut donc veiller à appliquer le mode de décompte le plus favorable au salarié, en respectant les règles légales et conventionnelles.

4 – Comment payer les indemnités de congés payés ?

 La vérification de l’indemnisation des congés payés est le point le plus complexe.

Le paiement des indemnités de congés payés doit se faire au moment du départ en congé du salarié, sauf accord contraire.

Les congés payés doivent être indemnisés selon la règle la plus favorable au salarié entre :

• Le maintien de salaire qui prévoit que l’indemnité de congés payés est égale à la rémunération que le salarié aurait perçue s’il avait continué à travailler,
• Ou 1/10ème de la rémunération brute totale perçue par le salarié au cours de la période de référence.

De manière générale, la méthode du 1/10ème se révèle souvent plus avantageuse pour le salarié et de nombreuses entreprises appliquent le maintien de salaire en versant une régularisation sur le bulletin de paie du mois de mai ou de juin.

L’erreur récurrente que nous pouvons relever au cours de nos accompagnements tient à l’assiette de l’indemnité :

• Dans l’hypothèse de congés reportés ou anticipés,
• Dans les éléments de rémunération à inclure ou non dans ladite assiette.

S’agissant de ce dernier point, la question des primes et gratifications peut être source d’erreurs.

Il convient alors de faire la distinction entre, notamment, ce qui est rémunéré en contrepartie du travail du salarié ou non.

En fonction des modalités de versement qui peuvent différer d’une entreprise à l’autre, voire en fonction des salariés d’une même entreprise, les services paie doivent adapter leurs calculs.

Après la question du salaire de référence, l’employeur doit ensuite déterminer le montant de l’indemnité de congés payés la plus favorable pour chaque salarié et peut tenir compte soit :

• De l’horaire réel du mois,
• Du nombre moyen de jours ouvrables (ou ouvrés),
• Du nombre réel de jours ouvrables (ou ouvrés).

5 – Quelles sont les obligations légales  ?

La gestion des congés payés en entreprise implique également le respect d’un certain nombre d’obligations légales, telles que :

• La fixation des dates de départ en congé en tenant compte des souhaits du salarié et des nécessités du service ;
• La consultation des représentants du personnel sur l’ordre des départs et le calendrier des congés ;
• L’affichage du tableau des départs en congés dans l’entreprise ;
• La mention des droits acquis et des droits pris sur le bulletin de paie du salarié ;
• La conservation des justificatifs des congés payés pendant cinq ans.

En cas de non-respect de ces obligations, l’employeur s’expose à des sanctions pénales et civiles, telles que des amendes, des dommages-intérêts ou des rappels de salaire.

6 – Bien paramétrer le logiciel paie