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Subrogation de vos IJSS: Employeurs, soyez vigilants pour récupérer les montants avancés

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Avis d'expert
mars 16, 2020

La majorité des entreprises applique la subrogation des indemnités journalières de Sécurité sociale (IJSS) car il s’agit d’un avantage important pour les salariés. En effet, ce mécanisme permet au collaborateur en arrêt de travail d’avoir l’avance de ses IJSS par l’employeur directement sur sa paie et de ne pas attendre de recevoir ses indemnités de la part de la CPAM.

S’il s’agit d’un avantage social pour les collaborateurs, cette subrogation des IJSS implique une gestion rigoureuse de la part de l’entreprise et un suivi précis des sommes qu’elle avance.
Voyons pourquoi.

Indemnités journalières de Sécurité sociale, comment fonctionnent-elles ?

L’entreprise est subrogée dans les droits du collaborateur, cela veut dire que :

  • le collaborateur a droit à des prestations de la Sécurité sociale,
  • l’employeur fait l’avance de ces indemnités sur la paie du salarié,
  • en contrepartie l’employeur doit recevoir un montant équivalent de la part de la CPAM.

Si dans la théorie ce système devrait bien fonctionner, dans la pratique on se rend compte en discutant avec de nombreux DRH qu’il y a une problématique dans la récupération des IJSS subrogées auprès des CPAM.
En effet contrairement à une idée reçue, toutes les IJSS subrogées par l’employeur ne lui sont pas reversées spontanément par les CPAM.

À titre d’exemple dans des missions que mène le cabinet Ayming auprès de ses clients, il est fréquent de constater un écart de 30% des IJSS subrogées qui n’ont pas été versées à l’entreprise par les CPAM. Pour une société de 1.000 collaborateurs par exemple, cela peut représenter un manque à gagner de 150.000 € chaque année !

Pourquoi le versement des IJSS à l’entreprise n’est-il pas automatique ?

Il y a de nombreuses raisons de blocage du versement par les CPAM.

Premièrement il faut savoir que la gestion des IJSS dans les CPAM est encore une action assez manuelle. Ainsi lorsqu’une CPAM reçoit beaucoup d’arrêts de travail, par exemple lors d’une épidémie de grippe, elle va traiter en priorité les dossiers des salariés non subrogés. L’étude des dossiers d’IJSS subrogées passe donc après. Ceci peut expliquer un engorgement des services à certaines périodes de l’année et le fait que plusieurs dossiers d’entreprise n’arrivent pas à remonter au sommet de la pile de traitement.

Ensuite lorsque le dossier est traité par un gestionnaire de la CPAM, celui-ci va pouvoir l’étudier dès lors qu’il a reçu 2 éléments constitutifs du dossier :

  • l’arrêt de travail transmis à la CPAM par le collaborateur (les volets 1 et 2 de l’arrêt de travail)
  • la déclaration transmise par l’entreprise (que ce soit la déclaration DSN évènementielle ou l’attestation des salaires de référence).

S’il manque un élément, cela bloque le dossier et la CPAM ne peut pas poursuivre son étude ni le versement des sommes correspondantes. Or, il n’est pas rare que le collaborateur oublie d’envoyer son arrêt à la CPAM, par négligence ou par manque d’information.

On peut également trouver des écarts entre le traitement de l’arrêt par la CPAM et le traitement en paie par l’employeur. Par exemple, pour un collaborateur en arrêt maladie du lundi au vendredi, puis en prolongation à partir du lundi suivant : certains systèmes paie vont considérer que ce sont 2 arrêts car il y a une interruption de 48 heures et donc appliquer une carence de 3 jours au second arrêt, alors que la CPAM applique en général une tolérance pour accepter de traiter le second arrêt en prolongation malgré la discontinuité des 2 arrêts.
Cette différence de traitement, pour une même situation, génère des écarts dans les attestations transmises par l’employeur et nécessite de corriger ces attestations pour que les IJSS dues soient versées par la CPAM.

Illustration des principaux motifs de blocage des IJSS par les CPAM :

Comment contrôler efficacement ses IJSS ?

Compte tenu des sommes importantes en jeux, les employeurs, via leur service RH & paie, doivent « mettre sous monitoring » les IJSS subrogées afin de s’assurer qu’ils récupèrent toutes les sommes qu’ils subrogent.

Cela implique de :

  • faire une veille, sur le site Netentreprise, des IJSS versées par les CPAM
  • rapprocher régulièrement les indemnités journalières paie et les indemnités journalières CPAM afin de mettre en évidence les retards de paiement de la CPAM
  • contacter la CPAM compétente (celle du lieu de domicile du salarié) afin de déterminer le point de blocage, pour chaque arrêt concerné
  • mener les actions qui vont permettre de débloquer le versement.

Cette gestion des IJSS subrogées est indispensable pour ne pas avoir de manque à gagner, mais elle est extrêmement chronophage et interruptive pour les gestionnaires du service RH & paie :

  • du côté technique pour le rapprochement des IJ paie et des IJ CPAM, rare sont les outils paie le permettant, de sorte que les gestionnaires bricolent bien souvent des tableaux sur excel.
  • du côté relationnel avec les CPAM, outre la difficulté de joindre un gestionnaire CPAM au téléphone, il faut savoir que le gestionnaire n’accepte de traiter que 3 dossiers au maximum par appel.

C’est pourquoi les entreprises ETI et les grandes entreprises se tournent régulièrement vers des cabinets spécialisés pour leur déléguer la gestion administrative et le suivi du recouvrement des IJSS subrogées.

A titre d’exemple, le cabinet Ayming a un département consacré à ces missions, afin que les entreprises puissent bénéficier à la fois de ses outils performants de rapprochement et de son service de relations avec les CPAM.

Les entreprises qui ont délégué cette gestion témoignent des gains obtenus :

  • les services RH & paie peuvent se concentrer sur leur cœur de métier et se décharger de ce suivi chronophage,
  • les services comptabilités bénéficient de tableaux de bord permettant les écritures de rapprochement et le contrôle de gestion peut piloter ces sommes,
  • l’entreprise peut suivre son taux de récupération des IJSS subrogées et constater qu’elle récupère les IJSS plus rapidement et plus complètement.
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