Choisir le site Internet de votre pays
Fermer

Document unique : comment bien gérer sa mise à jour avec le covid-19

Accueil > Insights > Avis d'expert > Document unique : comment bien gérer sa mise à jour avec le covid-19
Avis d'expert
juin 4, 2020

Depuis le début de la pandémie nous pouvons trouver un nombre important d’articles relatant l’obligation de mise à jour du document unique. Les auteurs citent systématiquement  le code du travail[1], mais sans expliquer pourquoi la crise sanitaire liée au Covid-19 a motivé une telle mise à jour. La grippe de l’année 2017-2018, ou la canicule de 2003 par exemple, n’avaient pas suscitées un aussi grand nombre de publications.

Nous vous proposons des éléments pour répondre à cette question et réussir l’intégration du Covid-19 dans votre document unique.

Expliquer l’intégration du Covid-19 dans le Document unique

« La vie à partir du 11 mai ne sera pas la vie d’avant » annonce Edouard Philippe le 19 avril 2020. Après cette allocution, il était clair que le Covid-19 allait modifier profondément et durablement l’ensemble de nos vies, notamment celle au travail. Les structures doivent désormais repenser intégralement leur organisation afin de réduire au maximum le risque de contamination. Des manquements à ces préoccupations pourraient conduire à des sanctions tant civiles que pénales.

L’Evaluation des Risques Professionnels (EvRP) ne doit pas uniquement s’intéresser à la contamination dans les situations de travail mais aussi tenir compte de l’impact des nouvelles mesures de prévention sur les risques existants ou l’émergence de nouveaux risques avec :

  • le contrôle des activités en open-space
  • la gestion des travailleurs à distance lors du recours au télétravail
  • l’organisation des temps de pause
  • la gestion de l’entreprise en fonctionnement dégradé
  • la maîtrise de la circulation dans les locaux
  • l’aménagement des lieux de vie (salles de restauration, vestiaires, etc…)

Le travail qui est demandé aux entreprises est lourd mais nécessaire, il en va de la sécurité de tous. Pour cela les structures ne sont pas seules : les instances du personnel, les responsables prévention et les services de santé au travail notamment, sont là pour les accompagner dans cette réorganisation. L’inscription de ce travail au document unique va permettre de montrer l’engagement des directions durant cette crise en plus de justifier auprès de l’inspection du travail du respect de la réglementation.

Réussir l’intégration du Covid-19 dans le Document Unique

Outre la mise en place des règles élémentaires de distanciation, l’entreprise doit analyser l’activité réelle et adapter les mesures de prévention. Nous pouvons d’ores et déjà distinguer deux grandes familles dans les situations à risque. Celles qui apparaissent durant l’exercice du travail et celles résultants des changements de la structure.

Activité normale

S’agissant des risques liés aux postes de travail, les mesures de prévention sont très opérationnelles :

  • La désinfection du poste de travail lors du changement d’opérateur ;
  • Le respect de la distanciation (1 mètre minimum) au poste par un signalement au sol ou une barrière physique ;
  • Le port du masque obligatoire si l’échange au poste est nécessaire.

En complément de cette liste, le Ministère du Travail met à disposition des fiches conseils spécifiques à des métiers pour les salariés et les employeurs.

Concernant les risques liés aux lieux de vie de l’entreprise, l’attention portée aux règles de prévention est également indispensable. En effet, c’est dans ces endroits que les collaborateurs sont le plus susceptibles de se contaminer entre eux, l’EvRP devra donc en tenir compte.

Le tableau ci-dessous présente une liste non exhaustive de ces lieux stratégiques ainsi que nos différentes préconisations :

Zone Préconisations
Zones de circulation Analyser et modifier le sens de circulation dans l’entreprise afin de limiter les rassemblements aux sorties
Signaler au sol le sens de circulation
Salle de restauration Analyser l’organisation afin de limiter la présence simultanée en salle
Élargissement de la plage horaire de repas
Privilégier les essuie-mains en papier à usage unique
Supprimer les carafes à eau
Désinfecter les surfaces spécifiques
Machines à café  

Proposer des solutions désinfectantes à proximité des machines
Privilégier la prise de pause en espace extérieur
Organiser les temps de pause dans les équipes
Signaler au sol la distance de sécurité
Désinfecter les surfaces spécifiques

Fontaines à eau
Zone de pause
Vestiaires et douches Analyser l’organisation pour encadrer la présence simultanée dans les vestiaires
Désinfecter des surfaces spécifiques
Salles de réunion Favoriser au maximum les réunions à distance (visioconférence, téléconférence)
Prévoir un nombre de participants et une durée maximum pour les réunions en présentiel
Désinfecter des surfaces spécifiques
Open-space Promouvoir au maximum le télétravail
Garantir une aération des locaux
Mettre en place un planning de présence dans ces endroits
Condamner un poste sur deux
Espacer les postes de travail
Désinfecter des surfaces spécifiques

Enfin, une analyse sur la gestion des intervenants extérieurs est à effectuer. Pour cela on peut distinguer trois types d’interactions avec ces intervenants extérieurs :

Intervenant Préconisations
Public Barrière physique
Affichage
Présence d’une solution hydroalcoolique
Gestion du public (présence simultanée)
Livreur Création et diffusion d’un protocole de sécurité spécifique à la gestion du Covid-19 dans la structure
Affichage des équipements de protection individuelle (EPI) obligatoire dans les zones de livraison
Prestataire Analyse avec le donneur d’ordre de l’entreprise extérieur
Création d’un protocole sanitaire en entreprise
Mise à jour du plan de prévention

La solution acciline+ et son module Risques permettra la mise à jour simple et rapide de l’ensemble des risques professionnels existants et adapter les mesures de prévention liées au contexte de la crise sanitaire Covid 19.

Gestion du changement

En cette période particulière, les entreprises ont amorcé un ensemble de transformations notables. Parmi elles, on peut compter le recours au télétravail, la modification des horaires, l’augmentation ou la réduction du temps de travail, la modification de processus, la distanciation, etc…

Ces différents changements s’ils ne sont pas accompagnés sont susceptibles de générer chez les salariés de la crainte, du stress, le sentiment de qualité empêché, de l’isolement et désengagement des collaborateurs. En effet prenons 2 exemples de changement avec leurs conséquences directs :

Télétravail :

  • Isolement sociale et professionnelle
  • Absence d’équilibre vie professionnelle / vie personnelle
  • Absence d’ergonomie au poste de travail
  • Changement du mode de fonctionnement
  • Stress des objectifs mal dimensionnés

Distanciation et désinfection au poste :

  • Isolement du collaborateur
  • Conflit entre collaborateur à la suite d’un non-respect des règles
  • Tension dans les équipes
  • Craintes
  • Perte de confiance

Ce pourquoi il est primordial de respecter différentes étapes afin de réussir au mieux cette mutation de l’organisation dans l’entreprise :

  • Création d’un comité de pilotage avec une posture forte, sa composition en étant un facteur clé de succès ;
  • Identification avec le comité de pilotage des différents freins existant ainsi que des points forts/faibles de la structure, en particulier dans le domaine de la communication ;
  • Analyse par le comité de pilotage de la pertinence ainsi que la faisabilité des actions de prévention ;
  • Information et formation des managers de proximité qui devront adapter leurs méthodes de management à la nouvelle organisation comme le management à distance ou le management du risque de contamination. Ils sont les acteurs centraux du changement de comportement des collaborateurs.

La solution acciline+, entièrement paramétrable, permettra ainsi d’ajouter au document unique les nouveaux risques liés à la crise sanitaire ainsi que toutes les situations  identifiées (télétravail, distanciation …).

Le Covid-19 a bouleversé le monde de l’entreprise, contraint de rapidement se modifier pour surmonter cette crise sanitaire. Cependant, avec les changements d’organisation qu’il implique, il peut également représenter une opportunité pour les entreprises en remettant l’Humain, sa santé et sa sécurité, au cœur du travail.

Nous sommes à l’aube d’une transformation profonde et durable du monde du travail et il est important de tenir compte dès à présent des conséquences de cette pandémie dans la maîtrise de l’ensemble des risques professionnels.

[1] Article R. 4121-2 du Code du Travail

Voir les commentaires

Pas de commentaire

Laisser un commentaire

Votre adresse de messagerie ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *