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La voix des RH : L’absentéisme en entreprise, on en parle ? – partie 1

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Des échanges concrets et dynamiques sur les enjeux RH, des réponses pragmatiques et novatrices apportées par des experts… découvrez « La voix des RH » notre nouveau podcast Ayming !
Florence BERNIER-DEBBABI s’est à nouveau prêtée à l’exercice et a interrogé nos deux experts sur un sujet brûlant pour les entreprises : l’absentéisme

Dans ce premier épisode, Sifra Schaeffer, Experte QVCT et Psychologue du travail et Christian Verhague, Directeur de la Transformation RH chez Ayming, sont à ses côtés pour décrypter l’absence en entreprise et pour définir les moyens de ne plus la subir ! 

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Ecouter le podcast  » la voix des RH  » sur l’absentéisme

Florence BERNIER-DEBBADI : Bonjour je suis Florence BERNIER et j’ai l’honneur de vous retrouver pour ce 3e épisode du podcast Ayming « La voix des RH ».
Si vous voulez retrouver les épisodes précédents, vous pouvez vous rendre sur Ausha et sur toutes les plateformes de podcast, sur le thème de l’expérience collaborateur qu’on a abordé longuement sur 2 épisodes.
Cette semaine on parlera d’un thème chaud pour les entreprises de thèmes de l’absentéisme donc je suis cette semaine encore avec Christian Verhague, Directeur de la transformation RH chez Ayming et Sifra Schaeffer, Experte QVCT et Psychologue du travail chez Ayming.
Donc on va parler absentéisme, je vous laisse vous présenter.

Sifra SCHAEFFER : Bonjour Florence. Sifra SCHAEFFER, je suis psychologue social du travail, et spécialisée dans la prévention des risques psychosociaux et la prévention de l’absentéisme, et ça tombe bien c’est le sujet du jour !
Je travaille également sur d’autres thématiques liées à la santé au travail, comme la prévention des addictions, les gestions de crise ou encore la psychologie positive, pour aborder la santé au travail sous un autre angle.

FB : Super et très et très utile en entreprise, on va le voir.

Christian VERHAGUE : ceux qui étaient là la dernière fois me connaissent déjà. Je suis chez Ayming en charge des activités de conseil SIRH et QVCT, ainsi que Directeur de la transformation RH.

FB : Merci à tous les deux d’être là pour répondre à mes questions.
Alors, à la différence de l’expérience collaborateur que je ne maîtrisais pas trop, l’absentéisme je vois quand même à peu près ce que ça recouvre, et en même temps, j’ai l’impression que je ne vois vraiment que la surface de l’iceberg. Du coup, je vais vous poser quelques questions sur ce sujet brûlant d’actu, parce que c’est vrai qu’on en parle énormément.
L’absentéisme, vu de ma fenêtre, c’est un salarié qui n’est pas à son poste. Je pense que ça a des implications bien plus importantes que celle-ci, mais entre les difficultés de recrutement dont on entend parler toute la journée, les situations de quiet quitting, les situations d’abandon de poste et cetera. On se rend bien compte quand même que l’absentéisme c’est un vrai sujet de société. Et, du coup, j’ai l’impression que tous les secteurs sont concernés.
D’abord, j’ai constaté que vous réalisiez un baromètre qui semble être une référence pour les RH qui suivent ces données liées à l’absentéisme. Est-ce qu’il y a une date pour le prochain ?

SS : Oui effectivement, le prochain Baromètre de l’Absentéisme® et de l’Engagement que nous réalisons avec AG2R La Mondiale sortira au mois de septembre 2023.
On travaille dessus actuellement et la prochaine édition sera très très riche.

FB : J’espère qu’on aura l’occasion d’en reparler, ça m’intéresse beaucoup toutes ces données.
On va commencer par quelque chose d’assez standard, mais encore une fois je pense que je suis quand même loin de comprendre : l’absentéisme c’est quoi ? Tu le définirais comment Sifra ?

Distinguer absence et absentéisme

SS : Alors, le point le premier point, il est important de faire la différence entre l’absence et l’absentéisme.
L’absence, ça va être un collaborateur qui ne va pas être présent à son poste de travail, mais ça peut être pour une formation, parce qu’il est en congé, en congé maternité, congé paternité, congé parental…
L’absentéisme ça va être les absences pour lesquelles le collaborateur ne sera pas à son poste de travail, mais sur lesquels on peut agir en matière de prévention.
C’est vraiment ce mot prévention qui est clé dans les prochaines minutes sur tout ce qu’on va pouvoir se dire.
L’absentéisme, va donc recouvrir l’accident du travail, la maladie professionnelle, la maladie ordinaire et l’accident de trajet.

FB : C’est hyper intéressant parce qu’effectivement, j’anticipe un petit peu sur la suite, on se dit « Ah mais l’absentéisme : faut lutter ! »  Oui, mais on ne va pas lutter contre les congés maternité !

SS : Ça ne serait pas très éthique !

FB : Je te confirme que je n’avais pas fait la différence. Autant entre présence et présentéisme, je vois bien la différence. Mais, la différence entre absence et absentéisme, je ne te cache pas que je l’avais pas !

SS : C’est la notion de prévention qui va être importante.

FB : Voilà, en fait, l’absentéisme c’est finalement toutes ces absences qui peuvent faire l’objet de mesures de prévention visant à les éviter ou à les réduire.

En tout cas, pas de doute, je pense que les absences -et en tout état de cause l’absentéisme- est un enjeu majeur directement lié à la performance de l’entreprise. Encore une fois, j’y vois un salarié qui n’est pas là et qui, du coup, ne travaille pas.
Par contre, je n’ai pas trop de doutes sur le fait qu’il y a des impacts concernant l’absentéisme que je ne vois pas. Je pense qu’on va bien au-delà de « juste le travail qui n’est pas fait »…

Evaluer les coûts directs et les coûts indirects de l’absentéisme

SS : Oui évidemment, c’est très juste. En fait, il y a les coûts directs et les coûts indirects.
Déjà, en termes de coûts directs, il va y avoir comme tu le dis les coûts liés au remplacement, le temps et l’argent dépensés pour former les personnes qui vont être remplacées…

Après, il y a tous ces coûts qui sont cachés en quelque sorte : c’est la partie immergée de l’iceberg, avec une contagion émotionnelle possible, avec une ambiance de travail qui peut être dégradée… Il peut aussi y avoir un vrai effet sur le moral des collaborateurs, surtout s’il y a un collaborateur qui n’est pas là, puis son collègue qui s’absente aussi et, au final, on se retrouve avec une équipe réduite…

Il y a aussi les répercussions sur la charge de travail : quelqu’un va se retrouver avec le travail de tous ceux qui ne sont pas là. Tout ça c’est une charge supplémentaire qui est à absorber.
C’est une vision un peu pessimiste, mais les présents d’aujourd’hui sont peut-être les absents de demain. C’est pour ça qu’il y a la prévention de l’absentéisme mais, il y a aussi un vrai travail à faire sur le renforcement de la présence au travail :

  • pour justement maintenir une qualité de service,
  • pour pouvoir éviter une dégradation du climat social,
  • pour éviter la perte de productivité et, au final, réduire au maximum les impacts que ce soit au niveau individuel ou au niveau collectif,
  • pour ne pas perdre de vue la performance organisationnelle qui est attendue par l’entreprise bien sûr et qui est nécessaire pour qu’elle fonctionne.

FB : Du coup, sur l’absentéisme, est-ce qu’il y a des taux standards ? Est-ce qu’il y a des bons taux ? Est-ce qu’il y a des entreprises qui s’en sortent super bien ou, au contraire, selon les secteurs, des entreprises qui s’en sortent vraiment mal ?

SS : C’est un peu difficile de raisonner en bon taux / mauvais taux. En tout cas, sachez que sur la dernière édition de notre baromètre de l’absentéisme et de l’engagement, le taux national il était à 6,19 %. Donc c’était une baisse par rapport à 2020 mais une baisse en trompe-l’œil parce qu’on était toujours sur une hausse par rapport à 2019. Ce qui est surtout important, c’est :

  • de regarder l’évolution de ses taux d’absentéisme d’une année sur l’autre,
  • de pouvoir comparer avec les secteurs d’activité pour se situer.

C’est vraiment ça qui est important parce qu’au final, un taux de 6 ou 7% ne va pas avoir le même impact selon la taille et la typologie de l’entreprise surtout s’il y a de l’absentéisme de longue durée. Dans une toute petite structure, ça va très vite plomber les chiffres par exemple.

FB : Quand on constate que l’on a un taux d’absentéisme qui est, on l’a vu, ni bon ni mauvais, ni standard, ce que je comprends c’est qu’il faut en vérifier l’évolution pour être sûr que finalement la situation ne se dégrade pas.
Mais, tu le disais, cela va avoir des tas d’impact pour l’entreprise notamment sur le moral des collaborateurs. Donc, cet absentéisme peut vite avoir un effet boule de neige.
Alors, quelles sont les solutions pour pouvoir ne pas être juste acteur de cet absentéisme qui croît, qui fait effet boule de neige avec, peut-être comme tu le disais, des présents qui deviennent absents parce qu’ils n’en peuvent plus, une dégradation du climat social ? Est ce qu’on a des solutions finalement pour ne pas arriver dans cette situation-là quand on la constate ?

Accéder à la version audio de l’échange

Absentéisme et conditions de travail, les indissociables

SS : Déjà il est super important de dézoomer un petit peu et de ne pas juste regarder l’absentéisme, les chiffres en tant que tels. Il faut vraiment s’intéresser, de façon plus globale, à la prévention des risques psychosociaux et à la promotion de la QVCT pour prendre en considération cette thématique dans son ensemble.

Au final, il est impossible de dissocier absentéisme et conditions de travail. Je vais te prendre un exemple Florence.
Imagine. Tu es un chauffeur de bus et, ce matin, tu te lèves, tu vas travailler et il n’y a pas le chauffage dans ton bus. La radio, elle ne marche pas. Tu te fais insulter par un passager qui refuse de mettre son masque. Et puis le soir, lorsque tu arrives au dépôt, il n’y a personne pour boire un café avec toi. Imagine, demain, tu te sens enrhumée. Tu te dis bon bah je reste chez moi ; je ne vais pas faire d’efforts plus que ça pour venir travailler sans chauffage, avec des insultes et sans café…

Maintenant, imagine la situation inverse où tu es toujours chauffeur de bus mais, le matin, tu as une petite discussion sympa avec la mamie du village que tu vas pouvoir emmener faire ses courses. Tu lui rends un service super important puisqu’elle ne peut pas se déplacer autrement que par le bus. Elle a le chauffage, il y a une super émission à la radio -un super podcast RH par exemple- qu’elle écoute. Puis, entre midi et 2h, tu as des supers locaux pour déjeuner avec les collègues pendant la coupure… Donc, la journée se passe très bien. Du coup, si demain tu as un rhume, tu prends un paquet de mouchoirs, un doliprane, et tu viens travailler bien sûr !

C’est pour ça qu’il faut vraiment faire ce lien entre conditions de travail et absentéisme et voir plus large pour vraiment travailler le process de gestion de l’absence.

Travailler ses process de gestion de l’absence

SS :  Qu’est-ce qu’on entend par process de gestion de l’absence ? Il y a bien sûr le volet administratif avec la prévenance de la justification, les contre-visites médicales qui peuvent être pratiquées et autour desquelles bien sûr il faut communiquer auprès des managers pour qu’il y ait une cohérence dans les actions mises en œuvre.
Quelque chose que l’on travaille beaucoup chez Ayming, c’est le maintien du lien pendant l’absence. On a posé la question lors de notre baromètre il y a quelques années : 80% des salariés apprécient que le lien soit maintenu pendant l’absence :

  • pour éviter justement une rupture avec l’environnement de travail,
  • pour maintenir le sentiment d’appartenance à une équipe,
  • pour être considéré, être reconnu, même lorsque l’on n’est pas présent.

Il y a enfin l’entretien de ré-accueil ou comment sécuriser le retour, la reprise de la personne et éviter qu’elle se réabsente suite à une mauvaise réintégration. Tout ce process de gestion de l’absence est vraiment clé en termes de solutions.

FB : J’aime beaucoup la référence au dézoomer parce qu’effectivement on a l’impression que les chiffres c’est important et que les chiffres c’est parlant. Mais, en fait, ce que tu nous dis c’est qu’il faut dézoomer pour finalement regarder d’un peu plus loin :

  • ce qui crée finalement cette hausse de l’absentéisme,
  • ce qui peut favoriser la baisse du taux d’absentéisme.

Je trouve ton exemple hyper parlant. Effectivement les conditions de travail font que dans une situation, face à des conditions de travail très moyennes, tu ne vas pas faire beaucoup d’efforts. Avec de très bonnes conditions de travail, tu vas avoir envie : c’est de l’humain en fait, c’est vraiment de l’humain…

SS : Ce sont les petites irritants du quotidien qui peuvent avoir des impacts assez importants et que l’on ne mesure souvent pas assez.
Puis, il faut vraiment s’intéresser aux présents aussi. Parce que les présents, aujourd’hui, ils sont là : il faut les considérer, il faut avoir des pratiques saines de management pour justement renforcer leur motivation et donc leur engagement et donc leur présence au travail.

FB : Tu vois là c’est pareil, c’est vraiment quelque chose auquel je n’avais pas du tout pensé, mais le lien même pendant l’absence c’est vraiment quelque chose d’important.
Je me dis effectivement que, quand moi je suis absente parce que j’ai un problème de santé, que je n’ai eu aucune nouvelle, je ne te le cache pas, je me sens ignorée. Je me dis, finalement, là pas là…

SS : C’est juste une prise de nouvelle… Bien sûr, il y a un secret médical donc on ne questionne évidemment pas sur la pathologie. Mais c’est juste la petite marque d’attention qui fait du bien.

FB : Je suis tout à fait d’accord le petit truc qui fait du bien ! Christian est-ce que tu veux nous parler des solutions qui peuvent être mises en œuvre ?

CV : Je ne te referai pas l’épisode de l’expérience collaborateur. Pour autant, le maintien de la relation dont parlait Sifra en fait partie. Aujourd’hui, pour moi, les formalités administratives derrière la gestion de l’absence sont lourdes dans les entreprises.
Donc, dans les premiers états, revoir son SIRH, ses process. Fournir de la documentation aux collaborateurs, notamment ceux qui vont s’absenter, surtout sur des absences planifiées. On parlait tout à l’heure de congés maternité : on va partir pour plusieurs mois, on le sait. La date souvent est prévue. Eh bien, partir avec son petit pack, avec son petit accès qui va permettre de garder un contact avec l’employeur, c’est vraiment important. Là, on est vraiment sur la partie expérience.

Après, la lourdeur administrative de l’absence, elle se travaille aussi avec des partenaires. Ayming se positionnent comme le partenaire sur cette gestion-là auprès des équipes d’administration et paye en fournissant, sous un format de manage services, la capacité d’aider sur tout ce qui va être recouvrement IJSS, la gestion de la maladie, la gestion des visites médicales.
On est un vrai acteur pour la performance de ces équipes dans la gestion des absences et du retour au travail.

FB : Parce que, clairement, c’est là où les fonctions RH croulent sous le boulot : sur tout ce qu’il y a à faire autour de l’absence.

CV : Tout à fait ! Un gros travail qui est malheureusement rarement le centre névralgique de la production à ce moment-là mais qui est extrêmement important.
Sifra le disait : on est vraiment sur la psychologie de l’absence, sur la psychologie des gens. Quand on parle encore une fois d’expérience, on est dans des moments où les collaborateurs ont besoin d’encore plus d’accompagnement et de bienveillance de la part de leur employeur…

FB : D’où l’intérêt d’avoir optimisé un peu et dégagé du temps grâce à l’expérience collaborateur comme on l’a vu aux deux premiers épisodes…

Merci Sifra pour toutes ces explications sur l’absentéisme : qu’est-ce que c’est ? comment on le gère ? qu’est-ce qu’on ne voit pas quand on est à l’extérieur ?

Je vous propose de vous retrouver tous les deux la semaine prochaine, cette fois-ci pour entrer dans quelque chose d’un petit peu plus pratique. On parlera de lutter contre l’absentéisme et puis voir si l’on peut constater des changements liés aux conditions de travail. Est-ce que on peut faire de la prévention et comment ?

Ecouter le podcast  » la voix des RH « 

Pour tous ceux qui n’ont pas encore eu l’occasion d’écouter les premiers épisodes du podcast La voix des DRH, retrouvez-nous chez sur ausha et sur toutes les plateformes de podcast.

N’hésitez pas à commenter, à poser vos questions : on y répondra avec plaisir !

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