De nombreuses questions se posent lorsqu’il s’agit d’engager le service des ressources humaines dans la transformation digitale, en adoptant un SIRH : comment le nouvel outil va s’intégrer dans l’organisation de l’entreprise ? Comment choisir le bon prestataire ? Quels sont les besoins réels ? Nos experts SIRH vous livrent 5 points essentiels à réfléchir en amont pour réussir votre projet.
Commencer par revoir l’organisation de la fonction RH
Une des tendances de plus en plus présente dans les SIRH est la décentralisation des données RH vers les utilisateurs finaux. Cette tendance, déjà très présente avant la crise de la COVID-19 n’a fait que s’accentuer depuis. Cette fonctionnalité consiste à permettre aux manager ainsi qu’aux salariés de gérer directement depuis les portails des fournisseurs un bon nombre d’informations les concernant, comme les congés, les notes de frais ou les données administratives.
Une remise à plat complète de l’organisation et des process de gestion administrative en amont du projet est conseillée. Cette action permet d’avoir une visibilité claire sur l’entreprise, ses attentes et ses objectifs en termes de SIRH. Cela permet également de régler bons nombres de sujets et de réaliser des « quick win » qui bénéficieront à l’entreprise.
Sans cette étape, le projet de mise en place du nouveau SIRH peut être impacté : retards, périmètre mal défini, etc…
Il est ainsi très risqué de lancer un projet de changement de solutions sans avoir cette vision des objectifs à atteindre.
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Comprendre ses propres besoins en modules
Le SIRH d’une entreprise s’ouvre de plus en plus vers la digitalisation des fonctions.
Le SIRH peut représenter exclusivement les modules RH – recrutement, formation, entretiens, GPEC (gestion prévisionnelle des emplois et des compétences) – mais englobe depuis maintenant quelques années également les fonctions gestion administrative, paie et GTA (gestion des temps et activités).
Si on ajoute également les workflows collaboratifs, la dématérialisation, la gestion du contrôle de gestion sociale et le big data, nous disposons d’une offre complète en RH afin de digitaliser la fonction.
Il convient donc lors du cahier des charges de bien établir une hiérarchie des besoins de l’entreprise afin de pouvoir cibler les prestataires. L‘éditeur doit être choisi en fonction de son excellence dans les modules qui seront les plus importants. Ensuite, en fonction des spécificités souhaitées, il conviendra de préférer une suite avec des modules intégrés ou alors une suite avec différents outils qui seront interfacés entre eux.
Décider en amont du mode de service (SAAS ou interne)
Aujourd’hui le SAAS représente le mode de fonctionnement classique proposé par l’intégralité des éditeurs Paie/GTA et RH. Il consiste à l’éditeur d’héberger la solution et de la maintenir sur les aspects réglementaires (légal, conventionnel).
Plusieurs niveaux de services existent à ce jour sur le marché :
- Le processing : Externalisation partielle avec la co-production de la paie entre l’éditeur et l’utilisateur
- Le BPO (Business Process Outsourcing) : Externalisation totale d’une fonction
Ces modes de services impliquent que les responsabilités soient aujourd’hui déportées vers les éditeurs de solutions SIRH. Pour les entreprises qui avaient l’habitude de gérer ce service en interne, il est important de pouvoir maîtriser ce changement tout en conservant la qualité requise par un service interne.
Il est donc essentiel pour cette partie de bien isoler les composantes de réussite d’externalisation partielle ou totale, à partir d’indicateurs clés (KPI) définis en amont (disponibilité de l’environnement dans le cas d’un SIRH info-géré par exemple).
La dimension technique de la mise en place d’un outil SIRH ne doit pas être sous-estimée. En effet, à l’heure où les salariés peuvent se connecter à leur application RH sur un smartphone pour pouvoir y faire une demande d’absence par exemple, la sécurité des SIRH est un enjeu fort.
Relativiser le ROI
Il est important de noter ici que la mise en place d’un nouveau SIRH va générer aussi bien des économies que des coûts.
Le fait que certaines actions RH basculent sur les utilisateurs finaux constitue indéniablement un véritable levier sur des économies d’échelle. Par exemple les modifications administratives tel que le changement d’adresse ne sont plus aujourd’hui faites par les gestionnaires RH mais par les salariés avec une simple validation de l’acteur RH.
Néanmoins, il faut également analyser la performance globale de l’action SIRH au sein d’une entreprise en prenant en compte les coûts relatifs aux outils, à la maintenance et à l’hébergement.
S’organiser en mode projet
Il est essentiel de déterminer des acteurs au sein de votre organisation qui pourront travailler en mode projet sans que cela n’impacte leurs activités quotidiennes.
Les responsables de pôles RH peuvent libérer une partie de leur temps pour le consacrer à l’analyse des besoins et à la recette du projet mais il est primordial de mettre en place une équipe AMOA (assistance à maitrise d’ouvrage) qui sera en charge de la relecture des études, de la recette (de la définition de la stratégie à l’exécution) et de l’accompagnement au changement, entre autres.
Un pilotage serré est également indispensable dans ce type de projet. C’est pourquoi il est important de nommer un chef de projet dont le rôle sera de respecter les jalons et le contrat.
En effet, il est rarissime de voir des ressources internes capables d’absorber la charge que nécessite ce type de projet.
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