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La digitalisation des RH est un des sujet incontournable du moment. 82% des RH utilisent des outils digitaux aujourd’hui.
Pour autant, la notion de digitalisation des RH n’est pas forcément très claire pour tout le monde.
Cette transition vers le digital peut pourtant avoir d’importantes conséquences pour une organisation.
Alors, quels sont les enjeux de la digitalisation des RH ? Comment entamer la transition ? Qu’est-ce que ça va apporter concrètement ? C’est ce que nous allons découvrir dans cet épisode de notre podcast, animé par deux experts RH : Marie-Sophie ZAMBEAUX, fondatrice du cabinet de conseil recrutement & marque employeur reThink RH et Christian Verhague, directeur de la transformation performance RH et directeur du conseil SIRH & QVCT chez Ayming.
Dans ce podcast, nous aborderons les sujets suivants :
- Définition de la digitalisation des RH
- Les bénéfices de cette digitalisation
- Des cas concrets de réussite
- Les risques liés à cette transformation numérique
Bonne écoute ! 🎧
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Ecouter l’épisode 1 du podcast « La voix des RH » sur la digitalisation des RH
Marie Sophie Zambeaux : Bonjour, je suis Marie-Sophie Zambeaux, experte en recrutement avec près de 20 ans d’expérience au compteur et créatrice de contenus notamment sur LinkedIn.
Pour ceux qui me suivent, vous connaissez ma passion pour l’univers des ressources humaines au sens large. Aussi, vous ne serez pas surpris de me voir aux manettes aujourd’hui pour animer cette mini-série Ayming dédiée à la digitalisation RH.
Pour vous parler de ce sujet, je ne suis bien évidemment pas seule, mais je suis accompagnée de Christian Verhague.
Je te laisse te présenter Christian.
Christian Verhague : Bonjour Marie-Sophie. Bonjour à tous les auditeurs.
Je me présente, Christian Verhague, je suis depuis l’été dernier chez Ayming, en qualité de directeur de la transformation Performance RH, mais également en charge des activités de conseil : SIRH et QVCT.
Qu’est ce que la digitalisation des RH ?
Marie Sophie Zambeaux : 82 % des RH utilisent des outils digitaux aujourd’hui.
Pour autant, la notion de digitalisation des RH n’est pas forcément extrêmement claire et limpide pour tout le monde. Ma première question est donc la suivante : qu’est-ce que ça veut concrètement dire « Digitalisation RH » et est-ce que ça concerne tous les volets des ressources humaines?
Christian Verhague : En fait, tu nous parle de digitalisation des RH, mais moi je vais démarrer par la notion de transformation digitale des RH.
Car on parle bien là d’une transformation du modèle qui doit mettre en cohérence la stratégie à long terme avec les opérations à court terme au sein de l’entreprise. Pour intégrer les nouveaux modèles économiques, les outils et les usages digitaux. Donc, on est vraiment sur de la transformation.
Je cite d’ailleurs Jean-Noël Chaintreuil, qui a dirigé il y a quelques années la rédaction d’un ouvrage qui fait vraiment référence sur le digital RH.
Marie Sophie Zambeaux : Que j’ai eu le plaisir de lire et que je recommande également chaudement.
Christian Verhague : Un plaisir partagé. La digitalisation des RH, à mon sens, c’est un prolongement de la digitalisation de l’expérience client, très connue dans les entreprises, notamment sur le retail. Et c’est donc la mise en place d’une nouvelle expérience collaborateur. C’était d’ailleurs le sujet des précédents épisodes de notre podcast La Voix des RH Ayming. Je n’y reviendrai pas, même si je fais un petit clin d’œil à Florence.
Pour revenir à ta question, oui, la digitalisation des RH concerne tous les process RH.
Le sujet le plus connu, le plus répandu, concerne la dématérialisation des bulletins de paie. C’est un sujet très ancien, très réglementé, mais avec un fort impact, car au final, il concerne l’intégralité des salariés d’entreprises, quelle que soit l’entreprise, quel que soit le secteur d’activité.
Aujourd’hui, tous les process RH sont en cours de digitalisation plus ou moins avancées. On pourrait citer :
- Le recrutement
- Le onboarding
- La formation
- La gestion des talents et des compétences dans les entreprises
Quels sont les bénéfices de la digitalisation des RH ?
Marie Sophie Zambeaux : Pour ceux qui ne se seraient pas encore lancés dans cette aventure de la digitalisation, pourquoi en fait se lancer et quels sont les bénéfices que l’on peut en attendre ?
Christian Verhague : D’abord, la digitalisation, pour moi, va permettre aux entreprises de s’affranchir de deux choses essentielles. Le premier : la distance. Aussi bien géographique que hiérarchique, mais également tous les échanges de documents format papier.
On a l’impression que ça paraît ancien mais le papier est encore extrêmement présent. C’est donc la simplification et la performance qui vont être visées en priorité quand on va parler de digitalisation. La simplification va une fois de plus avoir un impact sur l’expérience collaborateur.
Dans les entreprises, personne n’a envie de perdre du temps sur des tâches administratives plus ou moins faciles, plus ou moins passionnantes. Mais malgré tout, elles sont souvent essentielles et même parfois réglementaires.
La performance découlera de la digitalisation, avec des effets importants pour l’intégralité des collaborateurs de l’entreprise, mais également les équipes RH. Aujourd’hui, les équipes RH traitent de pas mal de tâches administratives. Je crois que c’est un point qui a été évoqué dans le précédent podcast sur les RPS
Marie Sophie Zambeaux : Je confirme beaucoup, beaucoup trop.
Christian Verhague : Ces tâches administratives, souvent à faible valeur ajoutée, peuvent être remplacées par du self-service. Donc une utilisation directe par les salariés concernés, voire de la robotique.
Tu es une experte du recrutement. Tu sais également que l’image employeur va être améliorée avec la digitalisation des processus RH.
Que dire d’une entreprise pour laquelle la totalité du recrutement et du préboarding sont totalement digitalisés à des moments où l’on doit fournir des pièces, fournir des informations, envoyer le mail, envoyer l’enveloppe avec des timbres. Je pense que ça ne passionne plus, ça ne passionne plus personne.
Et la partie digitale va également énormément aider sur le recrutement. Aujourd’hui, saisir un cv en ligne, qui a encore envie de faire ça ? Au moment où on est capable d’utiliser un profil LinkedIn par exemple ou de faire du parsing de cv* donc de la reconnaissance sur les textes du cv. Une entreprise plus digitale avec une expérience de self-service avancée va également très sensiblement améliorer la qualité des données RH et le partage de ces données dans tous les process de l’entreprise qui en ont besoin.
L’impact RSE peut également être mis en avant avec la disparition du papier. Et bien sûr, la QVCT sera fortement impactée par ces projets. En synthèse, les bénéfices pour les entreprises, c’est d’abord une amélioration de l’image, donc de l’attractivité et une croissance de la productivité, et notamment dans les équipes RH.
*Extraction des données à partir d’un CV.
Les exemples de réussite de cette transformation
Marie Sophie Zambeaux : A t’entendre, les bénéfices sont très très nombreux et il y a plus qu’à. Il n’y a plus qu’à se lancer dans la digitalisation RH. Est ce que tu aurais des exemples ? Quelques exemples plus concrets de succès ? Tout particulièrement remarquables. A nous citer avec les bénéfices obtenus, idéalement avec le ROI atteint.
Christian Verhague : J’ai beaucoup d’exemples en tête. J’en ai sélectionné trois.
Le pré-boarding digital
Le premier, un élément qui me tient tout particulièrement à cœur en tant que manager, c’est le pré-boarding digital. Le pré-boarding, c’est la préparation de l’arrivée du salarié dans l’entreprise. C’est donc la première expérience que je souhaite aborder.
Le recrutement dans de nombreux secteurs d’activité et pour de nombreux métiers est très difficile en ce moment.
Il faut donc offrir la meilleure expérience possible aux candidats.
Aujourd’hui, on fait fuir des candidats quand le recrutement est compliqué et quand le pré-boarding n’est pas fait ou mal fait. On a aussi le risque de ne pas voir arriver des collaborateurs.
Marie Sophie Zambeaux : Est ce que tu peux peut être préciser ce que c’est le pré-boarding pour toi ? Parce que autant le onboarding, je pense que ça parle à tout le monde. Le pré-boarding peut être moins.
Christian Verhague : En fait, aujourd’hui, dès la signature d’une promesse d’embauche, on peut embarquer un collaborateur de ce moment de signature jusqu’à son premier jour dans l’entreprise. C’est une période que j’appelle d’ailleurs la période de tous les dangers. Il n’est plus un candidat, mais il n’est pas encore un collaborateur. Il n’y a pas de terme pour le définir.
Le pré-boarding, c’est » je prépare l’arrivée de ce collaborateur avant son arrivée dans l’entreprise ».
Aujourd’hui, au-delà du process, on a des très beaux outils digitaux qui permettent de préparer l’arrivée de ce collaborateur à travers une plateforme.
Vous allez pouvoir transmettre de l’info et les messages vidéo des dirigeants et partager les valeurs de l’entreprise. Ce sont aussi des choses moins glamour, comme le règlement intérieur, des chartes diverses.
Mais on va également proposer aux futurs collaborateurs un parcours dans lequel il va pouvoir saisir des données, transmettre tous ces documents rendus obligatoires au moment du recrutement, mais d’une manière digitale facile.
Il va faire ça à la maison, sur son PC, sur sa tablette, sur son smartphone. C’est facile et ce sont également des gros gains de productivité pour l’entreprise.
Le ROI d’un tel investissement, pour moi, il est double. Le premier, c’est une intégration plus réussie, un pré boarding bien réussi, c’est un collaborateur qui se sent bien dès le premier jour.
Marie Sophie Zambeaux : Et donc je suppose un nombre d’arrêt pendant la période d’essai qui est diminué, de turn-over aussi réduit ?
Christian Verhague : Tu as raison par rapport à la période d’essai, mais on va également faire baisser fortement un phénomène qui s’appelle le ghosting. Ce sont ses collaborateurs qui ont été recrutés et qui ne se présentent pas sur leur poste le premier jour.
Marie Sophie Zambeaux : Parce que, comme tu l’as dit, je suis d’accord avec toi.
La période de tous les dangers, c’est souvent le onboarding, on le sait, c’est pour ça que je te pose la question. On fait débuter le onboarding à partir du moment où la personne intègre de manière effective l’entreprise.
Or, la période de tous les dangers, c’est ça, à partir du moment où la personne a accepté notre proposition d’embauche et fait son préavis ailleurs, elle doit nous rejoindre. C’est à ce moment-là qu’on peut avoir beaucoup de défections de la part des candidats, de nos collaborateurs
Christian Verhague : C’est notamment une période compliquée parce qu’on est aujourd’hui dans ces temps que nous vivons avec un recrutement très difficile.
On sait que souvent, nos futurs collaborateurs peuvent être sur plusieurs pistes, ont pu donner un nom à un autre employeur qui va essayer de revenir avec une nouvelle proposition. Donc, si tu as réussi, avec un pré-boarding de qualité, à maintenir l’attention du futur collaborateur et de lui montrer à quel point il a raison de venir, tu gagnes des points, tu ne les gagneras pas tous, mais tu vas en gagner.
Et de la même manière, s’il doit ne pas venir, c’est son choix personnel, tu le sauras plus tôt. Parce que comme il va être engagé dans un process administratif au moment du pré-boarding, il va devoir à un moment, je l’appelle, moi, sortir du bois. Pour nous dire bon, finalement, je ne viens pas, tu le sais plus tôt.
Marie Sophie Zambeaux : Tu te rends compte plus rapidement qu’il est moins engagé ou qu’il ne répond pas, qu’il transmet pas les pièces, qu’il ne se connectent pas, par exemple. Tu peux détecter plus rapidement des signaux faibles.
La digitalisation des process contractuels
Christian Verhague : Tout à fait. Le deuxième process sur lequel je voulais échanger un peu, c’est la digitalisation des process contractuels. De la même manière, quand on est dans l’entreprise, on fait beaucoup de papiers, les contrats, les avenants, on sait que c’est beaucoup de travail.
Et là, mettre en place une solution d’éditique qui s’appuie sur le SIRH notamment, couplé à une solution de signature électronique et de dématérialisation des dossiers, fait qu’on a un parcours 100 % digital.
Le ROI de ce type d’investissement, c’est la rapidité des cycles de signature. Dans mon expérience passée, je suis passé d’une moyenne de signature des contrats de travail de 21 jours à un peu moins de deux jours, avec 70 % des contrats signés le premier jour. Et ça, c’est un indicateur réel.
Et pour faire un petit un petit dérapage sur la crise sanitaire, les entreprises qui avaient fait cet investissement avant le confinement et la crise sanitaire ont fortement apprécié la signature électronique et ont été très satisfaites de ne pas devoir faire circuler des parapheurs.
La digitalisation de la relation avec les collaborateurs
Enfin, le troisième exemple que je souhaitais aborder, c’est la digitalisation de la relation avec les collaborateurs. Pour moi, cet élément-là va permettre aux équipes RH d’apporter un service de plus grande qualité aux salariés.
Mais par rapport à l’élément introductif, tout à l’heure où je parlais de self-service, c’est d’apporter aux collaborateurs la possibilité de trouver tout seul des réponses à ces questions de manière aisée, à distance, à n’importe quelle heure du jour, de la nuit, du week-end, tel qu’il en a envie.
Et ça va permettre à ce que les équipes RH puissent gagner du temps pour encore une fois oublier des tâches administratives à faible valeur ajoutée pour pouvoir se concentrer sur l’essentiel. Et c’est très souvent avec ce type d’organisation qu’on a même des directions RH qui vont prendre des engagements de temps de réponse et de qualité de réponses aux salariés.
Marie Sophie Zambeaux : Merci pour ces différents exemples de réussite et de succès. Mais parlons, pas des choses qui fâchent, mais parlons également des risques ou des inconvénients. Tout n’est pas forcément rose. Est-ce que tu peux nous en dire plus également sur ces risques?
Les risques liés à la digitalisation des RH
Christian Verhague : Cette question des risques me permet de compléter mon dernier exemple de retour sur investissement avec la relation avec les collaborateurs via un portail.
Mais à mon sens, cette digitalisation doit plutôt être vue comme une extension des équipes RH.
Je ne suis pas trop Robocop ou Terminator, néanmoins, si on supprime tout le temps, passé la multitude de questions simples et répétitives, on réduit les délais de production de documents simples, comme des attestations employeurs ou des duplicatas de documents grâce au self-service.
Marie Sophie Zambeaux : Moi, comme principal reproche, j’avais également entendu parler de la perte de connaissance associée, à savoir que si ce n’est plus des êtres humains qui font, mais que ce sont des outils RH. Voilà… Quid de la perte de connaissance ?
Christian Verhague : Tu as raison, c’est un risque dont j’ai entendu parler plus d’une fois. Mais, je ne suis pas d’accord car l’outil reste au service de l’humain.. Et c’est l’humain qui définit les règles et qui nourrit les bases de connaissances.
Quand on parle aujourd’hui d’intelligence artificielle, notamment générative, elles vont produire, elles vont retransmettre ce que l’humain a donné. Donc le chatbot, notamment en entreprise, va donner de l’information aux collaborateurs. Mais issus de la base de connaissance qui aura été créée par l’humain. J’ai eu l’opportunité, une fois d’accompagner une entreprise qui mettait en place un chatbot et je me souviens d’avoir eu des échanges passionnants avec la DRH de l’époque à propos du management du chatbot.
C’est qu’on s’est dit « mais chatbot, il lui faut un manager » parce qu’un chatbot on le programme. Il répond à des questions et puis de temps en temps, il ne sait pas répondre à des questions. Donc il doit être capable d’alerter quelqu’un, quelque chose et on va l’aider à apprendre. C’est de l’apprentissage. Et dans une équipe, notamment sur le chatbot, si l’on ne définit pas un manager du chatbot, le chatbot ne sera pas efficace.
Marie Sophie Zambeaux : Le management du chatbot? Je retiens. Je n’y avais jamais pensé. Merci pour ça Christian.
L’indisponibilité de l’outil
Christian Verhague : Mais si je reviens sur la partie risque, celui qui me semble le plus important quand on parle d’outil, c’est l’indisponibilité de l’outil. Parce que ça, on n’en a pas parlé. Donc le risque de perte de connaissance, je n’y crois pas beaucoup. Mais la disponibilité de l’outil, oui, ça peut tomber en panne, ça arrive.
Et là, il faut identifier pour moi notamment, souvent dans le cadre d’un plan de continuité d’activité, des délais de retour à la normale et des processus dégradés. Difficile de dire aux collaborateurs : écoutez là l’outil, il est en rade pendant quelques heures, pendant quelques jours, on traite plus tel sujet….
Marie Sophie Zambeaux : Oui, pendant quelques jours, tu ne pourras pas poser tes demandes de congés qui ne fonctionnent plus.
Christian Verhague : Je n’ose l’imaginer, mais ça doit être une possibilité. Et voilà, il faut que l’entreprise se pose ses questions-là. Je mets des outils, mais je dois avoir la capacité de continuer à faire mon boulot.
La problématique d’adhésion des collaborateurs
Et puis je terminerai sur le plus gros risque que j’identifie sur des projets de digitalisation. Pour moi, c’est la problématique d’adhésion des collaborateurs à des projets de cette nature.
Ils doivent être accompagnés de communications adaptées et donner du sens. Il faut donner du sens et de la valeur au projet. Pour moi, le pire échec sur un outil digital, c’est qu’il ne soit pas compris, voire pas utilisé
Marie Sophie Zambeaux : Un grand merci Christian pour toutes ces précieuses informations sur ce sujet de la digitalisation DRH.
J’espère que pour nos auditeurs, et notamment RH et managers, que ce sera tout autant utile pour vous que pour moi. Si vous avez des questions, bien évidemment, n’hésitez pas à nous les poser en commentaire.
C’est avec grand plaisir que nous y apporterons des réponses. Et on se retrouve très vite avec Christian Verhague d’Ayming pour un quatrième et dernier épisode consacré à la digitalisation des RH, lors duquel on entrera davantage dans le vif du sujet avec des conseils concrets et facilement activables sur la manière de procéder lorsqu’on souhaite se lancer dans un projet RH.
Sachez que vous pouvez nous retrouver sur l’ensemble de vos plateformes de diffusion habituelles à la semaine prochaine pour la suite
Christian Verhague : Merci Marie-Sophie, J’ai hâte d’être la semaine prochaine.
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